การจัดสรรข้อมูลรายการ

ข้อมูลรายการเดบิตและเครดิตสามารถหักล้างกันเพื่อหายอดคงค้าง คุณสมบัตินี้ใช้เป็นส่วนใหญ่ในข้อมูลรายการของลูกค้าและซัพพลายเออร์ เพื่อระบุว่าใบแจ้งหนี้ใดชำระแล้วและใบใดยังคงค้างอยู่

หากการจัดสรรเสร็จสิ้นและยอดคงค้างเป็นศูนย์ ข้อมูลรายการจะถูกตั้งเป็นสถานะที่เลือกไว้เป็นค่าเริ่มต้น เสร็จสมบูรณ์ การเปลี่ยนแปลงนี้เกิดขึ้นเฉพาะเมื่อข้อมูลรายการอยู่ในสถานะที่ต่ำกว่าสถานะ เสร็จสมบูรณ์ ที่เป็นค่าเริ่มต้น และไม่มีข้อมูลใดขาดหายในข้อมูลรายการ

ใน QuickEasy BOS สามารถจัดการการจัดสรรได้จากข้อมูลรายการใดก็ได้ที่เชื่อมโยงกัน (เช่น จากใบแจ้งหนี้หรือจากใบเสร็จรับเงินลูกค้า)

การตั้งค่าระบบ#

การบัญชี > เปิดใช้งานการจัดสรรลูกค้าและซัพพลายเออร์: ช่องทำเครื่องหมาย หากทำเครื่องหมายไว้ จะเปิดใช้งานการจัดสรร

การจัดสรรข้อมูลรายการ#

ช่องข้อมูลที่เกี่ยวข้อง:

• คงค้างอยู่: แสดงจำนวนเงินที่ยังไม่ได้จัดสรร
• การจัดสรร (ปุ่ม): เปิดหน้าจอสำหรับจัดสรรข้อมูลรายการ
• ลูกศรบนปุ่มการจัดสรร: มีคำสั่งเดียวกับปุ่ม คำสั่ง บนหน้าจอการจัดสรร
  • อัปเดตรายการตามจำนวนเงินที่จัดสรร: เปลี่ยนจำนวนเงินในข้อมูลรายการเป็นยอดรวมของระเบียนที่จัดสรรทั้งหมด
  • อัปเดตภาษีหัก ณ ที่จ่าย (WHT): คำนวณและแยกข้อมูลรายการเป็นจำนวนภาษีหัก ณ ที่จ่ายและจำนวนเงินที่ชำระ แสดงเฉพาะเมื่อข้อมูลรายการมีภาษีหัก ณ ที่จ่าย
• เสร็จสิ้น (ปุ่ม): ถาม “จัดสรรยอดค้างชำระ” ตามด้วยข้อมูลรายการต้นทาง เมื่อเป็นไปตามเงื่อนไขทั้งหมดต่อไปนี้:
  • ข้อมูลรายการคัดลอกมาจากข้อมูลรายการของประเภทข้อมูลรายการอื่นที่ลงบัญชีแยกประเภท (เช่น ใบเสร็จรับเงินลูกค้าที่คัดลอกจากใบแจ้งหนี้ลูกค้า)
  • จำนวนเงินของข้อมูลรายการไม่เป็นศูนย์
  • ยังไม่มีการจัดสรรใด ๆ

  คลิก ใช่ (ปุ่ม) เพื่อจัดสรรข้อมูลรายการให้กับข้อมูลรายการต้นทาง หรือ ไม่ (ปุ่ม) เพื่อทำให้เสร็จสมบูรณ์โดยไม่จัดสรร

หน้าจอการจัดสรร#

คำอธิบายปุ่ม#

คำอธิบายตัวกรอง#

คำอธิบายช่องข้อมูลส่วนคงค้าง#

คำอธิบายช่องข้อมูลส่วนที่จัดสรรแล้ว#

ช่องข้อมูล	คำอธิบาย
ตัวเลือกช่องข้อมูล (*)	ใช้เพิ่มหรือนำช่องข้อมูลออก
ช่องทำเครื่องหมายสำหรับเลือก	ใช้เลือกรายการโดยทำเครื่องหมายในช่อง หรือยกเลิกการเลือกโดยยกเลิกการทำเครื่องหมาย
ID	หมายเลขที่ระบบสร้างให้กับระเบียนนี้
Trans ID	หมายเลข ID ของข้อมูลรายการ
หมายเลขข้อมูลรายการ	รหัสและเลขที่ข้อมูลรายการ แสดงสีตามสถานะของข้อมูลรายการ
วันที่	วันที่ของข้อมูลรายการ
ข้อมูลอ้างอิง	ข้อมูลอ้างอิงของข้อมูลรายการ
ทั้งหมด	จำนวนเงินรวมของข้อมูลรายการ
คงค้างอยู่	จำนวนเงินรวมในข้อมูลรายการที่ยังไม่ได้จัดสรร
จัดสรรแล้ว	จำนวนเงินที่จัดสรรแล้ว ในข้อมูลรายการสกุลเงินต่างประเทศ การแก้ไขจำนวนเงินในสกุลเงินหนึ่งจะแปลงอีกสกุลเงินหนึ่งตามอัตราแลกเปลี่ยนของการจัดสรร (จากจำนวนเงินสกุลเงินต่างประเทศเป็นจำนวนเงินท้องถิ่น และในทางกลับกัน)
	เมนูย่อย ซึ่งเปิดได้ด้วยการคลิกขวาที่รายการเช่นกัน มีตัวเลือกนี้: เปิดข้อมูลรายการ: เปิดข้อมูลรายการต้นฉบับ

บทแนะนำ#

บทแนะนำเหล่านี้อธิบายวิธีจัดสรรข้อมูลรายการ

วิธีจัดสรรการชำระเงิน#

1. ตรวจสอบให้แน่ใจว่าข้อมูลรายการแก้ไขได้ (สถานะของข้อมูลรายการต้องอนุญาตให้แก้ไข) เปลี่ยนสถานะหากจำเป็น
2. คลิก การจัดสรร (ปุ่ม) เพื่อเปิดหน้าจอการจัดสรร
3. ทำเครื่องหมายในช่องทางด้านซ้ายเพื่อเลือกรายการที่ยังไม่ได้จัดสรร
   • หมายเหตุ: หากต้องการยกเลิกการเลือกรายการ ให้ยกเลิกการทำเครื่องหมายในช่องของรายการนั้น
4. คลิก จัดสรร (ปุ่ม)
   • หมายเหตุ: ใบแจ้งหนี้แต่ละใบจะได้รับการจัดสรรเท่ากับยอดคงค้างที่น้อยกว่าระหว่างใบแจ้งหนี้กับการชำระเงิน จนกว่าการชำระเงินจะได้รับการจัดสรรครบ
5. ใบแจ้งหนี้ที่ชำระแล้วจะย้ายไปยังส่วนจัดสรรแล้ว
6. ปิดหน้าต่างป๊อปอัป
7. ทำข้อมูลรายการให้เสร็จตามต้องการ (เช่น เปลี่ยนสถานะเป็นเสร็จสมบูรณ์)

วิธีนำการจัดสรรออก#

1. ขณะแก้ไขข้อมูลรายการ คลิก การจัดสรร (ปุ่ม)
2. ในส่วน การจัดสรร ของป๊อปอัป (ด้านล่าง) ทำเครื่องหมายในช่องถัดจากแต่ละรายการที่จะนำออก
3. คลิก ลบ (ปุ่ม)
4. ยืนยันว่าต้องการนำการจัดสรรออก
5. ปิดหน้าต่างป๊อปอัปการจัดสรร

วิธีเปลี่ยนจำนวนเงินของข้อมูลรายการ#

1. ตรวจสอบให้แน่ใจว่าข้อมูลรายการแก้ไขได้ (สถานะของข้อมูลรายการต้องอนุญาตให้แก้ไข) เปลี่ยนสถานะหากจำเป็นและหากคุณมีสิทธิ์ที่ต้องใช้
2. คลิก การจัดสรร (ปุ่ม) เพื่อเปิดหน้าจอการจัดสรร
3. ทำเครื่องหมายในช่องทางด้านซ้ายเพื่อเลือกรายการที่ยังไม่ได้จัดสรร
   • หมายเหตุ: หากต้องการยกเลิกการเลือกรายการ ให้ยกเลิกการทำเครื่องหมายในช่องของรายการนั้น
4. คลิก จัดสรร (ปุ่ม)
5. คลิก คำสั่ง (ปุ่ม) > อัปเดตรายการตามจำนวนเงินที่จัดสรร
6. ปิดหน้าต่างป๊อปอัป
7. ทำข้อมูลรายการให้เสร็จตามต้องการ

วิธีเปลี่ยนจำนวนเงินที่จัดสรร#

1. ตรวจสอบให้แน่ใจว่าข้อมูลรายการแก้ไขได้ (สถานะของข้อมูลรายการต้องอนุญาตให้แก้ไข) เปลี่ยนสถานะหากจำเป็นและหากคุณมีสิทธิ์ที่ต้องใช้
2. คลิก การจัดสรร (ปุ่ม) เพื่อเปิดหน้าจอการจัดสรร
3. ทำเครื่องหมายในช่องทางด้านซ้ายเพื่อเลือกรายการที่ยังไม่ได้จัดสรร
   • หมายเหตุ: หากต้องการยกเลิกการเลือกรายการ ให้ยกเลิกการทำเครื่องหมายในช่องของรายการนั้น
4. คลิก จัดสรร (ปุ่ม)
5. ป้อนจำนวนเงินใหม่ในคอลัมน์ จัดสรรแล้ว ตัวอย่างเช่น หากลูกค้าได้รับส่วนลดการชำระเงิน ให้ลดการชำระเงินแต่ละรายการลงตามจำนวนส่วนลด
6. คลิก บันทึก (ปุ่ม)
7. ปิดหน้าต่างป๊อปอัป
8. ทำข้อมูลรายการให้เสร็จตามต้องการ
9. สร้างข้อมูลรายการเพิ่มเติมสำหรับส่วนลด (คือ จำนวนเงินที่คงค้าง)

คำอธิบายการจัดสรรสกุลเงินต่างประเทศ#

• การจัดสรรสกุลเงินต่างประเทศทำแบบเดียวกับการจัดสรรสกุลเงินท้องถิ่น
• เมื่อข้อมูลรายการทั้งสองอยู่ในสกุลเงินต่างประเทศเดียวกัน จัดสรร จะจัดสรรจำนวนเงินสกุลเงินต่างประเทศที่น้อยกว่า พร้อมจำนวนเงินท้องถิ่นที่น้อยกว่าของทั้งสอง ผลต่างจากอัตราแลกเปลี่ยนจะยังคงค้างอยู่ในสกุลเงินท้องถิ่นเท่านั้น (โดยมีจำนวนเงินสกุลเงินต่างประเทศเป็น 0) เพื่อให้คุณจัดสรรด้วยข้อมูลรายการกำไรหรือขาดทุนจากอัตราแลกเปลี่ยนในสกุลเงินท้องถิ่นได้
  • ตัวอย่างเช่น เมื่อ ZAR เป็นสกุลเงินท้องถิ่น ใบแจ้งหนี้ 1 150 USD ที่อัตรา 0.05 เท่ากับ 23 000 ZAR และใบเสร็จรับเงิน 1 150 USD ที่อัตรา 0.06 เท่ากับ 19 166.67 ZAR
  • การจัดสรรใบเสร็จรับเงินให้กับใบแจ้งหนี้จะจัดสรร 1 150 USD และ 19 166.67 ZAR
  • ใบแจ้งหนี้จะยังมียอดคงค้าง 3 833.33 ZAR ซึ่งคุณจัดสรรด้วยข้อมูลรายการขาดทุนจากอัตราแลกเปลี่ยน
• ข้อมูลรายการกำไรหรือขาดทุนจากอัตราแลกเปลี่ยนในสกุลเงินท้องถิ่นจะออกจากรายการคงค้างเมื่อได้รับการจัดสรรครบแล้ว
• การจัดสรรที่ทำไว้ก่อน เวอร์ชัน 2.5.0 จะคงจำนวนเงินเดิมไว้ หากต้องการจัดสรรตามกฎเหล่านี้ ให้ลบการจัดสรรแล้วจัดสรรใหม่
• หน้าจอให้สลับระหว่างสกุลเงินท้องถิ่นและสกุลเงินต่างประเทศได้ด้วยปุ่มตัวเลือกในแถวบนสุด
• การจัดสรรในสกุลเงินต่างประเทศมักไม่ตรงกับการจัดสรรในสกุลเงินท้องถิ่น เนื่องจากความผันผวนของอัตราแลกเปลี่ยน
• สกุลเงินต่างประเทศของข้อมูลรายการอาจแสดงการชำระขาด ขณะที่สกุลเงินท้องถิ่นแสดงการชำระเกิน และในทางกลับกัน
• ใช้สกุลเงินของข้อมูลรายการ (คือ สกุลเงินต่างประเทศ) เสมอ เพื่อพิจารณาว่ายังมียอดที่ต้องชำระหรือไม่
• สกุลเงินที่แสดงในคอลัมน์สกุลเงินคือสกุลเงินของข้อมูลรายการ ไม่ใช่สกุลเงินของการจัดสรร
• ดู บทแนะนำข้อมูลรายการบัญชีแยกประเภท เกี่ยวกับวิธีจัดการยอดคงค้างในสกุลเงินท้องถิ่น

คำอธิบายการจัดสรรภาษีหัก ณ ที่จ่าย#

1. สร้างใบเสร็จรับเงินลูกค้าหรือการจ่ายเงินซัพพลายเออร์ตามปกติ
2. จัดสรรจำนวนเงินให้กับใบแจ้งหนี้ที่กรอกภาษีหัก ณ ที่จ่ายไว้
3. บนหน้าต่างป๊อปอัปการจัดสรร คลิก คำสั่ง (ปุ่ม) > อัปเดตภาษีหัก ณ ที่จ่าย (WHT)
   • หมายเหตุ: หากลืมขั้นตอนนี้ ข้อมูลรายการภาษีหัก ณ ที่จ่ายจะไม่ถูกสร้าง
4. การชำระเงินจะถูกแยกเป็นจำนวนเงินที่ต้องชำระและภาษีที่ต้องหักไว้