ทำความเข้าใจผังบัญชี

BOS มีระบบบัญชีที่เชื่อมโยงกันอย่างสมบูรณ์ สำหรับประเภทข้อมูลรายการแต่ละประเภท คุณสามารถเลือกได้ว่าข้อมูลรายการต้องลงบัญชีแยกประเภทด้วยหรือไม่ (ซึ่งมีผลต่อการบัญชี)

ผังบัญชีแบ่งออกเป็นสองส่วน:

1. งบกำไรหรือขาดทุน: ประกอบด้วยบัญชีรายได้และค่าใช้จ่าย รายงานนี้แสดงความสามารถในการทำกำไรขององค์กร
2. งบแสดงสถานะทางการเงิน: ประกอบด้วยบัญชีสินทรัพย์ หนี้สิน เงินลงทุน และส่วนทุน รายงานนี้แสดงมูลค่าทางการเงินและความสามารถในการชำระหนี้ขององค์กร

เมนูการตั้งค่าการบัญชีมีแท็บสำหรับตั้งค่าสิ่งต่อไปนี้:

• ผังบัญชี
• ประเภทภาษีมูลค่าเพิ่ม
• สกุลเงินต่างๆ
• เงื่อนไขเครดิต
• ข้อมูลบัญชีธนาคาร (ใช้สำหรับการนำเข้าข้อมูลธนาคาร)

โดยพื้นฐานแล้ว ผังบัญชีคือรายการบัญชี

ผังบัญชี (COA) เป็นรากฐานของการติดตามทางการเงินใน QuickEasy BOS เป็นรายการหมวดหมู่ที่จัดระเบียบเงินของคุณ ได้แก่ เงินมาจากไหน ไปที่ไหน และคุณเป็นเจ้าของหรือเป็นหนี้อะไรบ้าง คู่มือนี้อธิบายวิธีการทำงานด้วยภาษาที่เข้าใจง่าย เพื่อให้คุณจัดการการเงินได้อย่างมั่นใจ

หน้าที่ของผังบัญชี#

ผังบัญชีจัดกลุ่มบัญชีทางการเงินของคุณเป็นโครงสร้างแบบลำดับชั้น ทำให้เห็นภาพรวมการเงินของธุรกิจได้ง่าย ผังบัญชีเป็นพื้นฐานของรายงานหลักสองรายงาน:

• งบกำไรหรือขาดทุน: แสดงกำไรหรือขาดทุนของคุณในช่วงเวลาหนึ่ง (เช่น รายได้และค่าใช้จ่าย)
• งบแสดงสถานะทางการเงิน: แสดงสิ่งที่คุณเป็นเจ้าของและสิ่งที่คุณเป็นหนี้ ณ จุดเวลาหนึ่ง (เช่น สินทรัพย์และหนี้สิน)

วิธีจัดระเบียบผังบัญชี#

ให้มองผังบัญชีเหมือนตู้เอกสารที่มีแฟ้มซ้อนอยู่ในแฟ้ม:

• ระดับ 1: แฟ้มบนสุดคืองบกำไรหรือขาดทุนและงบแสดงสถานะทางการเงิน
• ระดับ 2: ภายในมีหมวดต่างๆ เช่น รายได้ ค่าใช้จ่าย หรือ บัญชีสินทรัพย์
• ระดับ 3 ขึ้นไป: เก็บกลุ่มย่อย (เช่น ยอดขาย) และบัญชีแต่ละบัญชี (เช่น เงินสด) ที่คุณใช้บันทึกข้อมูลรายการ

แต่ละระเบียน (ยกเว้นระดับบนสุด) อยู่ภายใต้ระเบียนแม่ ซึ่งเชื่อมโยงกับแฟ้มที่อยู่เหนือขึ้นไป ตัวอย่างเช่น เงินสดอาจอยู่ภายใต้สินทรัพย์หมุนเวียน ซึ่งอยู่ภายใต้บัญชีสินทรัพย์

คำอธิบายส่วนสำคัญ#

• สถานะ: ใช้งานอยู่ หมายถึงคุณใช้บัญชีนั้นได้ เก็บถาวร จะซ่อนบัญชีจากรายการตัวเลือก และจะลงข้อมูลรายการในบัญชีนั้นไม่ได้อีก
• ประเภทบัญชี: บอกว่าบัญชีติดตามเงินประเภทใด:
  • บัญชีสินทรัพย์: สิ่งที่คุณเป็นเจ้าของ เช่น เงินสด
  • หนี้สิน: สิ่งที่คุณเป็นหนี้ เช่น เงินกู้
  • ส่วนทุน: ส่วนได้เสียของคุณในธุรกิจ
  • รายได้: เงินที่คุณได้รับ เช่น ยอดขาย
  • ค่าใช้จ่าย: เงินที่คุณใช้จ่าย เช่น ค่าเช่า
• ประเภทรายงาน: กำหนดบทบาทของบัญชีในรายงาน:
  • บัญชี: ระดับสุดท้ายที่ใช้ลงข้อมูลรายการ (เช่น เงินสดในมือ)
  • งบกำไรหรือขาดทุน: แฟ้มบนสุดสำหรับกำไร/ขาดทุน
  • งบแสดงสถานะทางการเงิน: แฟ้มบนสุดสำหรับสินทรัพย์ หนี้สิน และส่วนทุน
  • หมวด (Section): ระดับที่มีกลุ่มและบัญชีอยู่ภายใน (เช่น สินทรัพย์ หรือ รายได้)
  • กลุ่ม: บัญชีที่แบ่งย่อยออกไป (เช่น ค่าใช้จ่ายยานพาหนะ)
  • ภาพรวมรายการ: ช่องข้อมูลการคำนวณ (เช่น เพื่อคำนวณกำไรสุทธิหรือสินทรัพย์รวม)
• รายการตัวเลือก: ชื่อที่ปรากฏในรายการดรอปดาวน์เมื่อคุณเลือกบัญชีในข้อมูลรายการ

วิธีการทำงาน#

การเพิ่มบัญชี#

คุณสร้างบัญชีในผังบัญชีให้ตรงกับธุรกิจของคุณ ตัวอย่างเช่น:

• งบกำไรหรือขาดทุน (ระดับ 1)
  • รายได้ (ระดับ 2)
    • ยอดขาย (ระดับ 3, บัญชี)

การติดตามข้อมูลรายการ#

• บัญชีแต่ละบัญชี: คุณลงข้อมูลรายการในบัญชีเหล่านี้
• กลุ่มและหมวด: รวมยอดคงเหลือของบัญชีที่อยู่ภายใต้ (เช่น ค่าใช้จ่ายสำนักงานรวมค่าเช่าและค่าสาธารณูปโภค)
• ภาพรวมรายการ: แถวพิเศษ เช่น กำไรสุทธิ แสดงผลลัพธ์สุดท้ายของหมวดที่อยู่เหนือขึ้นไป

รายงาน#

• งบกำไรหรือขาดทุน: ใช้ช่วงวันที่ (เช่น มกราคมถึงธันวาคม) เพื่อแสดงกำไร:
  • รายได้ (เช่น ยอดขาย) เป็นยอดบวก
  • ค่าใช้จ่าย (เช่น ค่าเช่า) เป็นยอดหัก
  • ภาพรวมรายการ (เช่น กำไรสุทธิ) คำนวณผลต่าง
• งบแสดงสถานะทางการเงิน: แสดงยอดรวม ณ วันที่หนึ่ง (เช่น 31 ธันวาคม):
  • บัญชีสินทรัพย์ (เช่น เงินสด) แสดงสิ่งที่คุณเป็นเจ้าของ
  • หนี้สิน (เช่น บัญชีเจ้าหนี้) แสดงหนี้สิน
  • ส่วนทุน (เช่น รายได้สะสม) แสดงส่วนของคุณในกำไรที่ได้รับหรือเงินที่ลงทุน
  • ภาพรวมรายการ (เช่น สินทรัพย์รวม) รวมยอดของหมวดต่างๆ

เคล็ดลับในการสร้างบัญชี#

• ทำให้เรียบง่าย: ใช้ชื่อที่ชัดเจน เช่น เงินสด หรือ ค่าเช่า และจัดกลุ่มอย่างมีเหตุผล
• กำหนดลำดับ: ย้ายบัญชีให้อยู่ในลำดับที่คุณต้องการ (เช่น ยอดขายก่อนค่าใช้จ่าย) และใช้ เรียงลำดับตัวอักษร
• ตรวจสอบยอดรวม: กลุ่มและหมวดจะรวมยอดของบัญชีที่อยู่ภายใต้โดยอัตโนมัติ ดังนั้นต้องแน่ใจว่าบัญชีอยู่ในตำแหน่งที่ถูกต้อง
• ภาพรวมรายการ: วางไว้หลังหมวดที่เกี่ยวข้องตามลำดับ (เช่น สินทรัพย์รวมหลังบัญชีสินทรัพย์)

ตัวอย่าง#

ตัวอย่างการตั้งค่างบแสดงสถานะทางการเงินแบบย่อมีดังนี้: