รายงานหนี้สินซัพพลายเออร์และใบแจ้งการชำระเงิน
รายงานหนี้สินซัพพลายเออร์ (SAA) หรือที่เรียกว่า รายงานอายุเจ้าหนี้ ช่วยให้องค์กรจัดการการชำระเงินให้ซัพพลายเออร์ คอลัมน์ของรายงานแบ่งตามช่วงวันที่: ปัจจุบัน 30 60 90 120 และ 180+ วัน ช่วงเหล่านี้เป็นไปตามเดือนปฏิทิน ไม่ใช่จำนวนวันที่ตายตัว
วงเงินเครดิตจะแสดงในรายงานอายุหนี้ และมีการตั้งค่าที่ให้คุณแสดงงานระหว่างทำได้
ข้อมูลรายการจะแสดงในรายงานอายุหนี้เมื่อสถานะส่วนหัวเป็นสถานะทางบัญชี (สถานะที่ทำเครื่องหมายในช่องการบัญชีไว้)
สามารถเข้าถึงรายละเอียดบัญชีแยกประเภทซัพพลายเออร์ได้จากรายงานหนี้สินซัพพลายเออร์ แต่เป็นโมดูลแยกต่างหาก
การตั้งค่าระบบ
การตั้งค่าเหล่านี้มีผลต่อยอดรวมของข้อมูลรายการที่รวมอยู่ในรายงานหนี้สินซัพพลายเออร์
| ตั้งค่า | ชื่อการตั้งค่า | คำอธิบาย |
|---|---|---|
| การตั้งค่าข้อมูลรายการ > การตั้งค่าระบบ (แท็บ) | การบัญชี > เปิดใช้งานการบัญชี | ใบแจ้งหนี้ซัพพลายเออร์และใบเพิ่มหนี้ต้องเปิดใช้งานการบัญชี จึงจะปรากฏในรายงานหนี้สินและบัญชีแยกประเภท |
| การตั้งค่าข้อมูลรายการ > การตั้งค่าระบบ (แท็บ) | การบัญชี > รวมข้อมูลรายการที่ใช้งานอยู่เป็นงานระหว่างทำในรายงานหนี้สินซัพพลายเออร์ | เพิ่มการตั้งค่านี้ให้กับ ประเภทข้อมูลรายการ ที่เกี่ยวข้อง (เช่น ใบสั่งซื้อ) ต้องเลือกช่องทำเครื่องหมายในคอลัมน์ มูลค่า หากข้อมูลรายการมีสถานะที่อยู่ในกลุ่ม ใช้งานอยู่ ข้อมูลรายการนั้นจะปรากฏในรายงานหนี้สินซัพพลายเออร์เป็น WIP ฟีเจอร์นี้ช่วยให้องค์กรจัดการวงเงินเครดิตได้ อย่าทำเครื่องหมายการตั้งค่านี้สำหรับข้อมูลรายการที่ปรากฏใน รายงานหนี้สินซัพพลายเออร์ โดยอัตโนมัติ เพราะยอดเงินจะซ้ำกัน ข้อมูลรายการทั้งหมดที่ลงบัญชีแยกประเภทและบัญชีซัพพลายเออร์จะปรากฏในรายงานหนี้สินโดยอัตโนมัติ |
| การตั้งค่าข้อมูลรายการ > สถานะ (แท็บ) | การบัญชี | ข้อมูลรายการจะรวมอยู่ใน รายงานหนี้สินซัพพลายเออร์ เฉพาะเมื่ออยู่ในสถานะ การบัญชี เท่านั้น (คือ มีการทำเครื่องหมายในช่องในคอลัมน์ การบัญชี สำหรับ สถานะ ที่เกี่ยวข้อง) |
คำอธิบายหน้าจอ
คำอธิบายปุ่ม
| ปุ่ม | คำอธิบาย |
|---|---|
| แสดงผล | แสดงระเบียนที่ตรงกับตัวกรองที่เลือก |
| ลูกศรบนปุ่มแสดงผล | รีเซ็ตตัวกรองข้อมูล: รีเซ็ตตัวกรองข้อมูลทั้งหมด |
| เอาต์พุต | พิมพ์ ดูตัวอย่าง หรือส่งอีเมลเอาต์พุต หากตั้งค่าเอาต์พุตเอกสารสำหรับโมดูลไว้แล้ว ส่งออก: ส่งออกรายการในรูปแบบ .xlsx, .htm หรือ .csv ใบแจ้งการชำระเงินซัพพลายเออร์มักเป็นหนึ่งในเทมเพลต และส่งทางอีเมลจากรายงานหนี้สิน หากต้องการส่งอีเมลถึงซัพพลายเออร์หลายรายพร้อมกัน ให้เลือกแถวของซัพพลายเออร์เหล่านั้น (Ctrl + คลิกซ้าย หรือ Shift + คลิกซ้าย) แล้วเลือก อีเมล และเทมเพลต:
บัญชีแยกประเภทซัพพลายเออร์มีตัวเลือกเอาต์พุตที่แตกต่างกัน |
| เมนู | แสดงผล การตั้งค่าระบบ |
คำอธิบายตัวกรอง
- วันที่เริ่มต้นใช้กับใบแจ้งการชำระเงินและบัญชีแยกประเภท ไม่มีผลต่อรายงานหนี้สิน
- วันที่สิ้นสุดคือวันที่ที่ใช้สร้างรายงานอายุหนี้
- วันที่ของรายงานอายุหนี้จะถูกส่งต่อไปยังบัญชีแยกประเภท อย่างไรก็ตาม การเปลี่ยนแปลงวันที่ในบัญชีแยกประเภทจะไม่ถูกส่งกลับไปยังรายงานอายุหนี้
| ตัวกรอง | คำอธิบาย |
|---|---|
| ตั้งค่า | เลือกตัวเลือกวันที่จากรายการดรอปดาวน์:
|
| ลูกศรนำทาง | เลื่อนวันที่ไปข้างหน้าหรือย้อนหลัง |
| วันที่ … ถึง … | กำหนดวันที่เอง (ขึ้นอยู่กับที่เลือกในตั้งค่า) ค่าเริ่มต้นของวันที่ ถึง คือวันนี้ |
| เอนทิตี | เลือก ทั้งหมด หรือเอนทิตีที่ต้องการจากรายการดรอปดาวน์ |
| แสดงทั้งหมด | ช่องทำเครื่องหมาย หากทำเครื่องหมาย จะแสดงซัพพลายเออร์ทั้งหมด รวมถึงซัพพลายเออร์ที่มียอดคงเหลือเป็นศูนย์ |
| สกุลเงินท้องถิ่น | ช่องทำเครื่องหมาย หากทำเครื่องหมาย จะแปลงมูลค่าทั้งหมดเป็นสกุลเงินท้องถิ่น |
คำอธิบายช่องข้อมูล
| ช่องข้อมูล | คำอธิบาย |
|---|---|
| ID | หมายเลขที่ระบบสร้างให้กับระเบียนนี้ |
| สถานะ | สถานะของซัพพลายเออร์ |
| ซัพพลายเออร์ | ชื่อของซัพพลายเออร์ |
| โค้ด | โค้ดของซัพพลายเออร์ |
| คอนแท็กต์ | ผู้ติดต่อฝ่ายการบัญชีของซัพพลายเออร์ |
| เงื่อนไข | เงื่อนไขของซัพพลายเออร์ |
| สกุลเงิน | สกุลเงินของซัพพลายเออร์ |
| วงเงินเครดิต | วงเงินเครดิตของซัพพลายเออร์ |
| เบิกเกินบัญชี | ผลรวมของงานระหว่างทำและยอดคงค้างทั้งหมดที่เกินวงเงินเครดิต |
| W.I.P. | มูลค่ารวมของงานระหว่างทำตามการตั้งค่า |
| รวม + W.I.P. | ยอดคงค้างทั้งหมดบวกด้วยงานระหว่างทำ |
| 180+ วัน | ยอดคงค้าง 6 เดือนขึ้นไป โดยอิงจากวันที่ ถึง |
| 150 วัน | ยอดคงค้าง 5 เดือน โดยอิงจากวันที่ ถึง |
| 120 วัน | ยอดคงค้าง 4 เดือน โดยอิงจากวันที่ ถึง |
| 90 วัน | ยอดคงค้าง 3 เดือน โดยอิงจากวันที่ ถึง |
| 60 วัน | ยอดคงค้าง 2 เดือน โดยอิงจากวันที่ ถึง |
| 30 วัน | ยอดคงค้าง 1 เดือน โดยอิงจากวันที่ ถึง |
| ปัจจุบัน | จำนวนเงินของข้อมูลรายการในเดือนปัจจุบัน |
| ไม่ได้จัดสรร | ข้อมูลรายการที่ไม่ได้จัดสรรให้กัน |
| ทั้งหมด | ยอดคงค้างทั้งหมด ยอดติดลบ (เช่น การชำระเงินเกิน ใบเพิ่มหนี้) จะแสดงเป็นสีแดง |
 | เมนูคลิกขวา (เปิดได้ด้วยการคลิกขวาที่ระเบียนเช่นกัน) ที่มีตัวเลือกต่อไปนี้:
|
ใบแจ้งการชำระเงิน
- ด้านล่างคือตัวอย่างของเทมเพลตที่มีให้
- ใบแจ้งการชำระเงินสร้างขึ้นโดยคลิก เอาต์พุต (ปุ่ม)
- สามารถเพิ่มเทมเพลตนี้ให้กับ ใบแจ้งหนี้ซัพพลายเออร์ ซึ่งจะมีใบแจ้งหนี้เพียงใบเดียว
- หากเพิ่มให้กับรายงานหนี้สินซัพพลายเออร์ จะแสดงข้อมูลรายการทั้งหมดตามช่วงวันที่ที่เลือก
- เมื่อสร้างใบแจ้งการชำระเงิน ต้องเลือกเอนทิตี เพราะหัวเอกสาร รายละเอียดธนาคาร และโลโก้ดึงมาจากข้อมูลของเอนทิตี
- ใบแจ้งการชำระเงินจะพิมพ์หรือแสดงตัวอย่างได้ทีละฉบับ แต่สามารถส่งอีเมลถึงซัพพลายเออร์หลายรายพร้อมกันได้ โดยเลือกแถวของซัพพลายเออร์ก่อนเลือก เอาต์พุต (ปุ่ม) > อีเมล ก่อน เวอร์ชัน 2.5.0 ต้องสร้างใบแจ้งการชำระเงินทีละฉบับ
