ตัวอย่างการตั้งค่า – ใบแจ้งหนี้ลูกค้า
- ใบแจ้งหนี้ลูกค้า ใช้เรียกเก็บเงินค่าสินค้าหรือบริการจากลูกค้า
- ในตัวอย่างนี้ บันทึกเดบิตลูกค้าและบันทึกเครดิตบัญชีขาย (Dr ลูกค้า, Cr ขาย)
- รายการในใบแจ้งหนี้สามารถสร้างเป็นรายการสินค้าที่มีราคาขายได้
- ใบแจ้งหนี้ยังมีรายการกำหนดเองได้ ในกรณีนี้ผู้สร้างใบแจ้งหนี้ต้องป้อนข้อมูลและราคาเองขณะบันทึกใบแจ้งหนี้
- คุณสามารถกำหนดบัญชีแยกประเภทแบบคงที่ (เช่น ขาย หรือรายได้ค่าบริการ) หรือให้ผู้ทำบัญชีเลือกบัญชีแยกประเภทเมื่อป้อนข้อมูลรายการ ตั้งค่า ประเภทเครดิต เป็น บัญชีแยกประเภท และใช้ ค่าเริ่มต้นที่กำหนด – บัญชีเครดิต สำหรับบัญชีที่เลือกไว้เป็นค่าเริ่มต้น
- การแยกประเภทแบบ จอง จะจองสต็อกไว้จนกว่าจะสร้างข้อมูลรายการสินค้าจำหน่ายออก เมื่อใบแจ้งหนี้เป็นสถานะเสร็จสมบูรณ์ รายการที่จองไว้จะถูกคัดลอกไปยังสินค้าจำหน่ายออกให้ลูกค้าโดยอัตโนมัติ
- ใบแจ้งหนี้ยังคัดลอกไปยังใบลดหนี้ลูกค้า ใบเสร็จรับเงินลูกค้า และใบส่งของได้
💡หน้านี้แสดงตัวอย่างการตั้งค่าประเภทข้อมูลรายการสำหรับใบแจ้งหนี้ลูกค้า
ส่วนหัว
- คำอธิบาย: ใบแจ้งหนี้ลูกค้า
- โค้ด: CUS INV
- เอนทิตี: ทั้งหมด
การตั้งค่าระบบ (แท็บ)
- ส่วนนี้แสดงการตั้งค่าที่จำเป็นและการตั้งค่าเพิ่มเติมที่ใช้ปรับแต่งใบแจ้งหนี้ลูกค้าได้
- การตั้งค่าที่มีคำว่า ค่าเริ่มต้นที่กำหนด อยู่ในชื่อ สามารถเปลี่ยนได้ขณะบันทึกข้อมูลรายการ
| ตั้งค่า | คำอธิบาย | มูลค่า | จำเป็นเมื่อใด |
|---|---|---|---|
| การบัญชี > ตัวกรองบัญชีเครดิต (ป้อนข้อความที่อยู่ใน หมวดบัญชี > รายการตัวเลือก) | จำกัดบัญชีที่เลือกได้ให้เหลือเฉพาะบัญชีที่มีตัวอักษรที่ป้อน ตัวกรองนี้ไม่แยกตัวพิมพ์ใหญ่และตัวพิมพ์เล็ก | ตัวแทนขาย | หากต้องการจำกัดบัญชีที่เลือกได้ บัญชีขายทั้งหมดต้องมีคำว่า Sales อยู่ในช่องรายการตัวเลือก |
| การบัญชี > ประเภทเครดิต | เลือกจากรายการดรอปดาวน์ของประเภทบัญชี ตัวเลือกมีดังนี้:
| บัญชีแยกประเภท | ทุกครั้ง |
| การบัญชี > สกุลเงินต่างๆ | เลือกสกุลเงินที่ใช้กับประเภทข้อมูลรายการ ตัวเลือกมีดังนี้:
| เลือกตัวเลือกจากรายการดรอปดาวน์ (เช่น สกุลเงินบริษัท) | หากใช้หลายสกุลเงิน |
| การบัญชี > ประเภทเดบิต | เลือกจากรายการดรอปดาวน์ของประเภทบัญชี ตัวเลือกมีดังนี้:
| ลูกค้า | ทุกครั้ง |
| การบัญชี > ค่าเริ่มต้นที่กำหนด – บัญชีเครดิต | เลือกบัญชีค่าเริ่มต้นจากรายการดรอปดาวน์ | บัญชี Sales | หากต้องการกำหนดบัญชีขายที่จะบันทึกเครดิต |
| การบัญชี > ค่าเริ่มต้นที่กำหนด – มัดจำ % | ป้อนเปอร์เซ็นต์มัดจำเริ่มต้นที่ลูกค้าต้องชำระ หรือที่ต้องชำระให้ซัพพลายเออร์ | ป้อนตัวเลขที่แทนเปอร์เซ็นต์มัดจำที่ลูกค้าชำระโดยเฉลี่ย (เช่น 50 สำหรับ 50%) | หากลูกค้าชำระเงินมัดจำ |
| การบัญชี > ค่าเริ่มต้นที่กำหนด – ราคารวมภาษีมูลค่าเพิ่ม | ช่องทำเครื่องหมาย หากเลือกไว้ ราคาจะรวมภาษีมูลค่าเพิ่ม กำหนดวิธีคำนวณภาษีมูลค่าเพิ่ม
| ทำเครื่องหมายในช่องทำเครื่องหมาย | หากใช้ราคารวมภาษีมูลค่าเพิ่ม |
| การบัญชี > ค่าเริ่มต้นที่กำหนด – หมวดหมู่ภาษีมูลค่าเพิ่ม (อินพุต/เอาต์พุต) | เลือก หมวดหมู่ภาษีมูลค่าเพิ่ม จากตัวเลือกต่อไปนี้:
| เอาต์พุต + (เช่น ใบแจ้งหนี้ลูกค้า) | ทุกครั้ง หากคุณจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม |
| การบัญชี > ค่าเริ่มต้นที่กำหนด – ประเภทภาษีมูลค่าเพิ่ม | เลือก ประเภทภาษีมูลค่าเพิ่ม เริ่มต้นสำหรับประเภทข้อมูลรายการจากรายการดรอปดาวน์ของประเภทภาษีมูลค่าเพิ่มทั้งหมดที่สร้างไว้ | เลือก มาตรฐาน ประเภทภาษีมูลค่าเพิ่ม | ทุกครั้ง หากคุณจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม |
| การบัญชี > เปิดใช้งานการบัญชี | ช่องทำเครื่องหมาย หากทำเครื่องหมาย จะเปิดใช้งานการบัญชี หากไม่ได้ทำเครื่องหมาย ข้อมูลรายการจะถูกสร้างในโมดูล แต่จะไม่ถูกลงบัญชีแยกประเภท | ทำเครื่องหมายในช่องทำเครื่องหมาย | ทุกครั้ง |
| การบัญชี > ตั้งค่าวันครบกำหนดจากเงื่อนไขเครดิต | ช่องทำเครื่องหมาย หากทำเครื่องหมาย เงื่อนไขเครดิตจะกรอกวันครบกำหนดล่วงหน้าให้ | ทำเครื่องหมายในช่องทำเครื่องหมาย | หากใช้วันครบกำหนดเพื่อระบุวันชำระเงิน |
| ปฏิทิน > เปิดใช้งานวันสิ้นสุด (ป้อนคำบรรยาย) | ป้อนคำบรรยายสำหรับวันสิ้นสุดของข้อมูลรายการบนปฏิทิน | ป้อนคำบรรยาย (เช่น Cal End Date) | หากเชื่อมโยงใบแจ้งหนี้ลูกค้ากับปฏิทิน (เช่น เพื่อแสดงกำหนดการจัดส่งหรือวันครบกำหนดชำระเงิน) |
| ปฏิทิน > เปิดใช้งานวันที่เริ่มต้น (ป้อนคำบรรยาย) | ป้อนคำบรรยายสำหรับวันที่เริ่มต้นของข้อมูลรายการบนปฏิทิน | ป้อนคำบรรยาย (เช่น Cal Start Date) | หากเชื่อมโยงใบแจ้งหนี้ลูกค้ากับปฏิทิน (เช่น เพื่อแสดงกำหนดการจัดส่งหรือวันครบกำหนดชำระเงิน) |
| ปฏิทิน > ปฏิทินรีซอร์ส (รายการข้อมูลรายการ) | เลือกประเภทปฏิทินสำหรับข้อมูลรายการจากรายการดรอปดาวน์ | สร้างปฏิทินสำหรับใบแจ้งหนี้ลูกค้าก่อน เลือกปฏิทินนั้นจากรายการดรอปดาวน์ | หากเชื่อมโยงใบแจ้งหนี้ลูกค้ากับปฏิทิน (เช่น เพื่อแสดงกำหนดการจัดส่งหรือวันครบกำหนดชำระเงิน) |
| ปฏิทิน > กำหนดจำนวนจากปฏิทิน (ระยะเวลาระหว่างวันที่เริ่มต้นและวันสิ้นสุด) | ช่องทำเครื่องหมาย หากทำเครื่องหมาย ระยะเวลาในข้อมูลรายการจะเปลี่ยนเป็นชั่วโมงทำงานระหว่างวันที่เริ่มต้นและวันสิ้นสุดบนปฏิทินโดยอัตโนมัติ จำนวนจะถูกปัดเศษตามหน่วยที่เล็กที่สุดของปฏิทิน คำนวณจำนวนวันตามรูปแบบเช็คอิน/เช็คเอาต์: 12/10/25 – 13/10/25 = 1 วัน วิธีอัปเดตข้อมูลรายการ:
| ทำเครื่องหมายในช่องทำเครื่องหมาย | หากใช้ปฏิทินและวันที่เริ่มต้นกับวันสิ้นสุดไม่ได้อยู่ในวันเดียวกัน |
| ค่าเริ่มต้นที่กำหนด > ค่าเริ่มต้นที่กำหนด – ตัวกรองข้อมูล | ตัวกรองเริ่มต้นเมื่อคุณดูรายการข้อมูลรายการของประเภทข้อมูลรายการนี้ (เช่น เดือนนี้ รอดำเนินการ) | เลือกตัวเลือกจากรายการดรอปดาวน์ | ค่าเริ่มต้นคือ รอดำเนินการ & ใช้งานอยู่ เพิ่มการตั้งค่านี้หากต้องการตัวกรองเริ่มต้นอื่น |
| ทั่วไป > เพิ่มรายการจากหมวดหมู่ต่อไปนี้ | จำกัดรายการที่เพิ่มได้ให้เฉพาะรายการในหมวดหมู่ที่เลือก คลิก แก้ไข ในคอลัมน์ มูลค่า แล้วเลือกหมวดหมู่ | คลิก แก้ไข ย้ายหมวดหมู่จากส่วน ว่าง ไปยังส่วน เลือกไว้ เพื่อรวมหมวดหมู่นั้น ย้ายหมวดหมู่จากส่วน เลือกไว้ ไปยังส่วน ว่าง เพื่อนำหมวดหมู่นั้นออก | หากต้องการจำกัดรายการที่เพิ่มลงในใบแจ้งหนี้ลูกค้าได้ |
| ทั่วไป > เพิ่มไปยังผู้ติดตาม | เลือกตัวเลือกผู้ติดตามจากรายการดรอปดาวน์ เลือกได้หลายตัวเลือก:
| ทำเครื่องหมายที่ช่องทำเครื่องหมายของทุกกลุ่มที่ต้องการส่งใบแจ้งหนี้ให้ | หากต้องการให้หลายคนได้รับสำเนาใบแจ้งหนี้เมื่อส่งทางอีเมล |
| ทั่วไป > การค้นหาคอนแท็กต์ | เลือกช่องข้อมูลของคอนแท็กต์ที่จะแสดงเมื่อเลือกคอนแท็กต์สำหรับข้อมูลรายการจากรายการดรอปดาวน์ ตัวเลือกมีดังนี้:
| เลือกตัวเลือกที่เหมาะสมจากรายการดรอปดาวน์ | หากต้องการเลือกคอนแท็กต์ตามตำแหน่งหรือโลเคชั่น |
| ทั่วไป > เปิดใช้งานที่อยู่ | เลือกที่อยู่ที่จะเปิดใช้ในข้อมูลรายการจากรายการดรอปดาวน์ เลือกได้หนึ่งหรือทั้งสองอย่าง:
| เลือก การจัดส่ง เลือก การเรียกเก็บเงิน ด้วยหากต้องการแสดงที่อยู่สำหรับเรียกเก็บเงิน | หากต้องการแสดงที่อยู่สำหรับเรียกเก็บเงินหรือที่อยู่จัดส่งในใบแจ้งหนี้ |
| ทั่วไป > เปิดใช้งานอาร์ตเวิร์ค | ช่องทำเครื่องหมาย หากทำเครื่องหมาย จะเปิดใช้อาร์ตเวิร์คและอัปโหลดเป็นไฟล์แนบในรายการของข้อมูลรายการได้ | ทำเครื่องหมายในช่องทำเครื่องหมาย | หากต้องการแสดงอาร์ตเวิร์คในใบแจ้งหนี้ |
| ทั่วไป > เปิดใช้งานสินทรัพย์ | ช่องทำเครื่องหมาย หากทำเครื่องหมาย คุณสามารถเลือกสินทรัพย์จากรายการดรอปดาวน์ได้ | ทำเครื่องหมายในช่องทำเครื่องหมาย | หากใช้สินทรัพย์เพื่อสร้างรายได้ (เช่น ให้บริการหรือซ่อมสินทรัพย์ให้ลูกค้า) |
| ทั่วไป > เปิดใช้งานบริษัท | เลือกประเภทบริษัทที่ควรอยู่ในส่วนหัว:
| ลูกค้า (ใช้งานอยู่) ป้องกันการสร้างใบแจ้งหนี้ให้ลูกค้าที่ถูกระงับ เลือก ลูกค้า (ทั้งหมด) แทน หากสร้างใบแจ้งหนี้ให้ลูกค้าโดยไม่คำนึงถึงสถานะ (เช่น เพื่อเรียกเก็บดอกเบี้ย) | ทุกครั้ง |
| ทั่วไป > เปิดใช้งานวันครบกำหนด (ป้อนคำบรรยาย) | ป้อนคำบรรยายเพื่อเพิ่มช่องข้อมูล วันครบกำหนด ในข้อมูลรายการ (เช่น Due Date) | Payment Due | หากต้องการระบุวันครบกำหนด |
| ทั่วไป > เปิดใช้งานเอนทิตี | เลือกตัวเลือกจากรายการนี้:
| สาขา | หากจัดสรรข้อมูลรายการให้สาขา |
| ทั่วไป > เปิดใช้งานข้อเสนอ | ช่องทำเครื่องหมาย หากทำเครื่องหมาย จะสร้างข้อเสนอจากข้อมูลรายการได้ | ทำเครื่องหมายในช่องทำเครื่องหมาย | หากต้องการใช้ข้อเสนอ |
| ทั่วไป > เปิดใช้งานวันที่ต้องการ (ป้อนคำบรรยาย) | ป้อนคำบรรยายเพื่อเพิ่มช่องข้อมูล วันที่ต้องการ ในข้อมูลรายการ (เช่น Req. Date) | Order Required | หากต้องการช่องข้อมูลวันที่เพิ่มเติม |
| ทั่วไป > เปิดใช้งานพนักงาน | เลือกวิธีมอบหมายข้อมูลรายการ:
| ตัวแทน | หากต้องการจัดสรรใบแจ้งหนี้ให้ตัวแทนขายหรือพนักงาน |
| ทั่วไป > เปิดใช้งานการบันทึกเวลาทำงาน | เปิดใช้โมดูลการบันทึกเวลาทำงาน | ทำเครื่องหมายในช่องทำเครื่องหมาย | หากต้องติดตามงานที่เกี่ยวข้องกับใบแจ้งหนี้ |
| ทั่วไป > ค้นหาข้อมูลอ้างอิง | ป้อนรายการตัวเลือก ข้อมูลอ้างอิง | คลิกคอลัมน์ มูลค่า ป้อนข้อมูลอ้างอิง บรรทัดละหนึ่งรายการ ทำเครื่องหมาย ปรับสูงอัตโนมัติ เพื่อแสดงรายการทั้งหมด | หากคุณต้องการให้พนักงานเลือกข้อมูลอ้างอิงจากรายการตัวเลือกแทนการป้อนเอง |
| ทั่วไป > เลขที่ข้อมูลรายการ | กำหนดวิธีการกำหนดเลขที่ข้อมูลรายการเมื่อสร้างประเภทข้อมูลรายการครั้งแรก ตัวเลือกมีดังนี้:
จะมีคำเตือนปรากฏบนแถบคำเตือนสีส้มหากป้อนเลขที่ข้อมูลรายการซ้ำ
ไม่สามารถเปลี่ยนการตั้งค่านี้ได้หากมีข้อมูลรายการแล้ว | เลือกตัวเลือกจากรายการดรอปดาวน์ (เช่น สร้าง (เอนทิตี)) | หากมีหลายเอนทิตีที่แต่ละเอนทิตีมีเลขประจำตัวผู้เสียภาษีมูลค่าเพิ่มของตนเอง |
| สินค้าคงคลัง > เปิดใช้งานการแยกประเภท | ระบุสิ่งที่ต้องเกิดขึ้นกับรายการสินค้าคงคลัง ตัวเลือกมีดังนี้:
| จอง | หากใช้การจัดการสินค้าคงคลัง ในตัวอย่างนี้ สต็อกจะถูกจองไว้จนกว่าจะสร้างข้อมูลรายการสินค้าจำหน่ายออกให้ลูกค้า |
| รายการข้อมูลรายการ > เปิดใช้งานการเพิ่มรายการ | ระบุประเภทของรายการที่สามารถเพิ่มลงในข้อมูลรายการได้ ตัวเลือกมีดังนี้:
ปุ่มทั้งหมดสำหรับเพิ่มรายการยังคงแสดงอยู่ ฟีเจอร์ที่ถูกปิดใช้จะแสดงข้อความแจ้งข้อผิดพลาดเมื่อคลิก | เลือกตัวเลือกจากรายการดรอปดาวน์ (เช่น รายการ เพื่อป้องกันรายการกำหนดเอง) | หากต้องการจำกัดรายการที่เพิ่มลงในใบแจ้งหนี้ได้ |
หมวดสถานะ (แท็บ)
- คุณสามารถสร้างสถานะได้ไม่จำกัดจำนวน
- อย่างไรก็ตาม มีกลุ่มสถานะเพียงสี่กลุ่ม:
- รอดำเนินการ
- ใช้งานอยู่
- เสร็จสมบูรณ์
- ยกเลิกแล้ว
- สถานะแรกควรอนุญาตให้แก้ไขได้
- สถานะสุดท้ายไม่ควรอนุญาตให้แก้ไข
- หากทำเครื่องหมายที่การตั้งค่า การบัญชี > เปิดใช้งานการบัญชี ไว้ ควรมีอย่างน้อยหนึ่งสถานะที่ทำเครื่องหมายในคอลัมน์ การบัญชี
- หากใช้สินค้าคงคลัง ควรมีอย่างน้อยหนึ่งสถานะที่ทำเครื่องหมายในคอลัมน์ สินค้าคงคลัง
- หากอนุญาตให้แก้ไขได้ขณะที่ทำเครื่องหมายในคอลัมน์สินค้าคงคลังหรือการบัญชี ควรถือว่ารายงานการบัญชีหรือสินค้าคงคลังเป็นข้อมูลชั่วคราว
กลุ่มหมวดหมู่ (แท็บ)
- ใช้หมวดหมู่เพื่อจัดเรียงระเบียน
- หมวดหมู่ที่คุณเลือกควรมีความหมายต่อธุรกิจของคุณ
- การใช้หมวดหมู่เป็นทางเลือก แต่แนะนำให้ใช้
- สามารถคัดลอกหมวดหมู่จากประเภทข้อมูลรายการอื่นได้ หมวดหมู่ที่มีอยู่จะถูกแทนที่ด้วยหมวดหมู่ที่คัดลอกมา
กฎการคัดลอก (แท็บ)
- กฎการคัดลอก กำหนดว่าจะคัดลอกข้อมูลรายการได้เมื่อใด
- แม้ว่าจะมีข้อมูลรายการสองรายการเกี่ยวข้องกับการคัดลอก คุณสร้างกฎการคัดลอกเพียงกฎเดียวเท่านั้น
- ต้องตั้งค่าการเข้าถึงของผู้ใช้สำหรับกฎการคัดลอกแต่ละกฎ
- คุณสามารถคัดลอกข้อมูลรายการโดยอัตโนมัติได้โดยเลือกสถานะ ทริกเกอร์
เอาต์พุตเอกสาร (แท็บ)
- เอาต์พุตเอกสารคือฟอร์มที่ใช้พิมพ์ ดูตัวอย่าง หรือส่งอีเมลข้อมูลรายการ (เช่น ใบแจ้งหนี้)
- มีเทมเพลตค่าเริ่มต้นให้ เทมเพลตเหล่านี้จะแสดงชื่อบริษัท โลโก้ และรายละเอียดธนาคารของคุณโดยอัตโนมัติ ตามที่กรอกไว้ในแท็บ เอาต์พุต ของเอนทิตีที่ลงทะเบียน
- คุณสามารถแก้ไขเทมเพลตเหล่านี้เพื่อเพิ่มหรือตัดข้อมูลออก
- คุณยังสามารถสร้าง ฟอร์มและเทมเพลต ของคุณเองตั้งแต่ต้นได้
