คุณสมบัติทั่วไปของข้อมูลรายการ
ใน QuickEasy BOS ข้อมูลรายการ (เช่น ใบแจ้งหนี้ลูกค้า ใบเสนอราคา และใบแจ้งหนี้ซัพพลายเออร์) มีสองหน้าจอ:
- มุมมองรายการ: แสดงรายการข้อมูลรายการพร้อมรายละเอียด เช่น สถานะ วันที่ ลูกค้าหรือซัพพลายเออร์ และจำนวนเงิน มีสองมุมมอง: ข้อมูลรายการ ซึ่งแสดงเฉพาะยอดรวมของข้อมูลรายการ และ รายการ ซึ่งแสดงทุกรายการในข้อมูลรายการ
- มุมมองแก้ไข: ที่ใช้บันทึกข้อมูลรายการ
หลังจากสร้าง ประเภทข้อมูลรายการ แล้ว ต้องตั้งค่า การเข้าถึงของผู้ใช้ (ตั้งค่าแยกตามประเภทข้อมูลรายการ) และเพิ่มประเภทข้อมูลรายการลงในกลุ่มเมนู เพื่อให้ผู้ใช้เข้าถึงได้ สามารถเพิ่มประเภทข้อมูลรายการลงในเมนูใดก็ได้ เมื่อทำเสร็จแล้วจึงจะบันทึกข้อมูลรายการได้ ข้อมูลรายการที่ลงบัญชีแยกประเภทเป็นข้อยกเว้น: ไม่จำเป็นต้องมีเมนู เพราะเข้าถึงได้จากหน้าจอบัญชีแยกประเภท
ราคา
- ราคาจะถูกเลือกในการตั้งค่าของประเภทข้อมูลรายการ
- หากไม่ได้เลือกราคา จะไม่สามารถป้อนจำนวนเงินได้
| ราคา | คำอธิบาย |
|---|---|
| ไม่มี | ไม่มีราคาหรือจำนวนเงินให้ใช้ |
| ราคาต้นทุน | ใช้ราคาต้นทุนตามที่ป้อนไว้ในแท็บราคาของรายการ เฉพาะรายการที่ใช้งานอยู่และมีราคาต้นทุนเท่านั้นที่เลือกได้เมื่อคลิกรายการ (ปุ่ม) ถัดจากเพิ่ม ตัวเลือกราคาต้นทุนทั้งหมดใช้ได้:
|
| ราคาขาย | ใช้ราคาขายตามที่ป้อนไว้ในแท็บราคาของรายการ เฉพาะรายการที่ใช้งานอยู่และมีราคาขายเท่านั้นที่เลือกได้เมื่อคลิกรายการ (ปุ่ม) ถัดจากเพิ่ม ตัวเลือกราคาขายทั้งหมดใช้ได้:
|
| ราคาซัพพลายเออร์ | ใช้ราคาซัพพลายเออร์ตามที่ป้อนไว้ในแท็บราคาของรายการ เฉพาะรายการที่ใช้งานอยู่และมีราคาซัพพลายเออร์เท่านั้นที่เลือกได้เมื่อคลิกรายการ (ปุ่ม) ถัดจากเพิ่ม ตัวเลือกราคาซัพพลายเออร์ทั้งหมดใช้ได้:
|
| การบัญชี | ใช้สำหรับสมุดรายวัน ข้อมูลรายการธนาคาร การรับชำระจากลูกค้า และการจ่ายชำระให้ซัพพลายเออร์ มีคอลัมน์จำนวนเงินสำหรับราคา มีคอลัมน์บัญชี Dr บัญชี Cr และหมวดหมู่ภาษีมูลค่าเพิ่ม |
จำนวนสต็อก
- อนุญาตให้ใช้จำนวนเป็นศูนย์
- อนุญาตให้ใช้จำนวนติดลบเฉพาะในข้อมูลรายการการปรับสต็อกเท่านั้น
- หากต้องการให้ส่วนลดกับรายการ ให้ใช้ราคาต่อหน่วยหรือการปรับที่ติดลบแทนจำนวนที่ติดลบ
- BOS ไม่ตรวจสอบสต็อกคงเหลือ คุณจึงจำหน่ายสต็อกที่ไม่มีอยู่ได้ ซึ่งจะทำให้จำนวนสต็อกติดลบ
หมวดสถานะ
- หมวดสถานะกำหนดแยกตามประเภทข้อมูลรายการ
- ใช้สถานะเพื่อระบุว่าข้อมูลรายการแก้ไขได้ ใช้งานอยู่ กระทบยอดแล้ว หรือเพื่อใช้คุณสมบัติอื่นใดที่ต้องการ ตัวอย่างเช่น สามารถใช้สถานะของใบเสนอราคาเพื่อระบุเหตุผลที่ใบเสนอราคาได้รับการยอมรับหรือถูกปฏิเสธ (เช่น ยอมรับ – ไม่มีเหตุผล, ยอมรับ – ราคาดีที่สุด, ยอมรับ – ลูกค้าประจำ, ไม่ได้งาน – คุณภาพ, ไม่ได้งาน – ราคา, ไม่ได้งาน – บริการ)
- การตั้งค่าสถานะมีคอลัมน์สำหรับการบัญชี:
- หากทำเครื่องหมายไว้ ใน มุมมองแก้ไข สามารถคลิก เมนู (ปุ่ม) > ดูการบัญชี เพื่อดูว่าข้อมูลรายการลงบัญชีแยกประเภทอย่างไร
- หากรายงานไม่แสดงข้อมูล แสดงว่าข้อมูลรายการไม่ได้อยู่ในสถานะการบัญชี และแถบคำเตือนจะแจ้งไว้
- หากไม่มีตัวเลือกนี้ แสดงว่ายังไม่ได้เพิ่มการตั้งค่า เปิดใช้งานการบัญชี ให้กับประเภทข้อมูลรายการ หากรายงานว่างเปล่า แสดงว่าไม่มีสถานะใดในการตั้งค่าประเภทข้อมูลรายการที่ทำเครื่องหมายในคอลัมน์ การบัญชี
- การตั้งค่าสถานะมีคอลัมน์สำหรับสินค้าคงคลัง:
- หากทำเครื่องหมายไว้ ใน มุมมองแก้ไข สามารถคลิก เมนู (ปุ่ม) > ดูสินค้าคงคลัง เพื่อดูว่าข้อมูลรายการมีผลต่อสินค้าคงคลังอย่างไร
- หากไม่มีข้อมูลปรากฏในรายงาน แสดงว่าข้อมูลรายการไม่ได้อยู่ในสถานะที่มีผลต่อสินค้าคงคลัง
- หากไม่มีตัวเลือกนี้ แสดงว่าประเภทข้อมูลรายการไม่มีผลต่อสินค้าคงคลัง หากรายงานว่างเปล่า แสดงว่าไม่มีสถานะใดในการตั้งค่าประเภทข้อมูลรายการที่ทำเครื่องหมายในคอลัมน์ สินค้าคงคลัง
- การตั้งค่าสถานะมีค่าเริ่มต้นสำหรับใหม่และเอาต์พุต
- ประเภทข้อมูลรายการทุกประเภทต้องมีสถานะที่ตั้งค่าเริ่มต้นเป็น ใหม่
- ค่าเริ่มต้นเอาต์พุตเป็นตัวเลือกเสริม จะตั้งค่าหลังจากสร้างเอาต์พุต (เช่น ใบแจ้งหนี้หรือใบเสนอราคา) ตัวอย่างเช่น ใช้ตัวเลือกเอาต์พุตเพื่อป้องกันไม่ให้แก้ไขข้อมูลรายการหลังจากพิมพ์แล้วได้
การตั้งค่าระบบ
- ปุ่มเมนูมีลิงก์ไปยังการตั้งค่าและสิทธิ์การเข้าถึงทั้งหมดที่จำเป็นสำหรับข้อมูลรายการนั้น
- หากการตั้งค่ามีปัญหา จะเปิดข้อมูลรายการไม่ได้ และป๊อปอัปจะแสดงว่าการตั้งค่าใดผิด
เอาต์พุต
- เอาต์พุตหมายถึงฟอร์มหรือรายงานที่คุณสร้างได้สำหรับประเภทข้อมูลรายการ
- มุมมองรายการมีส่งออก ซึ่งบันทึกรายการในรูปแบบ .xlsx, .htm หรือ .csv (ดูวิธีส่งออกรายการ) หากมุมมองรายการไม่มีปุ่มเอาต์พุต จะส่งออกไม่ได้
- มุมมองแก้ไขจะมีแบบฟอร์มหากสร้างและเชื่อมโยงเทมเพลตไว้แล้ว
- องค์กรสามารถมีเทมเพลตหลายแบบสำหรับประเภทข้อมูลรายการเดียวกัน เทมเพลตที่เชื่อมโยงทั้งหมดจะแสดงอยู่ใต้ เอาต์พุต (ปุ่ม)
- เอาต์พุตจะถูกส่งทางอีเมลถึงผู้ติดต่อที่กำหนดของลูกค้าหรือซัพพลายเออร์และถึงผู้ติดตาม
- ผู้ติดตามทั้งหมดแบ่งออกเป็นภายใน (พนักงาน) และภายนอก (ลูกค้าหรือซัพพลายเออร์) กฎเหล่านี้สร้างขึ้นพร้อมกับตัวเลือกเอาต์พุต เพื่อป้องกันไม่ให้คุณส่งอีเมลข้อมูลที่เป็นความลับถึงลูกค้าหรือซัพพลายเออร์โดยไม่ตั้งใจ