ตัวอย่างการตั้งค่า – ใบเสร็จรับเงินลูกค้า
- ใบเสร็จรับเงินลูกค้า ใช้บันทึกการรับชำระเงินจากลูกค้า
- ในตัวอย่างนี้ ใบเสร็จรับเงินจะลงบัญชีแยกประเภท: บัญชีธนาคารจะถูกเดบิตและลูกค้าจะถูกเครดิต (Dr ธนาคาร, Cr ลูกค้า)
- สามารถใช้ประเภทข้อมูลรายการเดียวกันเพื่อรับชำระเงินในหลายสกุลเงินได้
- หากบัญชีธนาคารที่เลือกไม่ตรงกับสกุลเงินของลูกค้า ระบบจะแปลงการชำระเงินเป็นสกุลเงินท้องถิ่น ในกรณีนี้ อาจต้องบันทึกรายการธนาคารเพิ่มเติมเพื่อบันทึกกำไรหรือขาดทุนจากอัตราแลกเปลี่ยน
- ใบเสร็จรับเงินที่รับที่เครื่องเก็บเงินของจุดขาย (PoS) ใช้ประเภทข้อมูลรายการแยกต่างหาก ดู ตัวอย่างการตั้งค่า – ใบเสร็จรับเงินลูกค้า (PoS)
💡หน้านี้แสดงตัวอย่างการตั้งค่าประเภทข้อมูลรายการสำหรับใบเสร็จรับเงินลูกค้า
ส่วนหัว
- คำอธิบาย: ใบเสร็จรับเงินลูกค้า
- โค้ด: CUS REC
- เอนทิตี: ทั้งหมด
การตั้งค่าระบบ (แท็บ)
- ส่วนนี้แสดงการตั้งค่าที่จำเป็นและการตั้งค่าเพิ่มเติมที่ใช้ปรับแต่งใบเสร็จรับเงินลูกค้าได้
- การตั้งค่าที่มีคำว่า ค่าเริ่มต้นที่กำหนด อยู่ในชื่อ สามารถเปลี่ยนได้ขณะบันทึกข้อมูลรายการ
| ตั้งค่า | คำอธิบาย | มูลค่า | จำเป็นเมื่อใด |
|---|---|---|---|
| การบัญชี > ประเภทเครดิต | เลือกจากรายการดรอปดาวน์ของประเภทบัญชี ตัวเลือกมีดังนี้:
| ลูกค้า | ทุกครั้ง |
| การบัญชี > สกุลเงินต่างๆ | เลือกสกุลเงินที่ใช้กับประเภทข้อมูลรายการ ตัวเลือกมีดังนี้:
| เลือกตัวเลือกจากรายการดรอปดาวน์ | หากคุณออกใบแจ้งหนี้ให้ลูกค้าและรับชำระเงินในหลายสกุลเงิน |
| การบัญชี > ตัวกรองบัญชีเดบิต (ป้อนข้อความที่อยู่ใน หมวดบัญชี > รายการตัวเลือก) | จำกัดบัญชีที่เลือกได้ให้เหลือเฉพาะบัญชีที่มีตัวอักษรที่ป้อน ตัวกรองนี้ไม่แยกตัวพิมพ์ใหญ่และตัวพิมพ์เล็ก | ธนาคาร | หากต้องการจำกัดบัญชีที่เลือกได้ บัญชีธนาคารทั้งหมดต้องมีคำว่า Bank อยู่ในช่องรายการตัวเลือก |
| การบัญชี > ประเภทเดบิต | เลือกจากรายการดรอปดาวน์ของประเภทบัญชี ตัวเลือกมีดังนี้:
| บัญชีแยกประเภท | ทุกครั้ง |
| การบัญชี > ค่าเริ่มต้นที่กำหนด – บัญชีเดบิต | เลือกบัญชีค่าเริ่มต้นจากรายการดรอปดาวน์ | ธนาคาร – FNB 22886552214 | หากโดยทั่วไปใบเสร็จรับเงินถูกนำฝากเข้าบัญชีธนาคารบัญชีใดบัญชีหนึ่ง อย่าเพิ่มการตั้งค่านี้หากต้องการให้พนักงานเลือกบัญชีธนาคารที่เกี่ยวข้องเองเมื่อบันทึกใบเสร็จรับเงิน |
| การบัญชี > เปิดใช้งานการบัญชี | ช่องทำเครื่องหมาย หากทำเครื่องหมาย จะเปิดใช้งานการบัญชี หากไม่ได้ทำเครื่องหมาย ข้อมูลรายการจะถูกสร้างในโมดูล แต่จะไม่ถูกลงบัญชีแยกประเภท | ทำเครื่องหมายในช่องทำเครื่องหมาย | ทุกครั้ง |
| การบัญชี > การกำหนดราคา | เลือกตัวเลือกการกำหนดราคาจากรายการดรอปดาวน์:
| การบัญชี | ทุกครั้ง |
| การบัญชี > อัปเดตธนาคาร | กำหนดวิธีจัดการรายการที่นำเข้าจากใบแจ้งยอดธนาคาร:
| เดบิต | หากคุณนำเข้ารายการเดินบัญชีธนาคารโดยใช้การนำเข้าข้อมูลธนาคาร |
| ค่าเริ่มต้นที่กำหนด > ค่าเริ่มต้นที่กำหนด – ตัวกรองข้อมูล | ตัวกรองเริ่มต้นเมื่อคุณดูรายการข้อมูลรายการของประเภทข้อมูลรายการนี้ ตัวเลือกมีดังนี้:
| เลือกตัวเลือกจากรายการดรอปดาวน์ | ตัวกรองเริ่มต้นคือ:
|
| ทั่วไป > เปิดใช้งานบริษัท | เลือกประเภทบริษัทที่ควรอยู่ในส่วนหัว:
| ลูกค้า (ทั้งหมด) | ทุกครั้ง |
| ทั่วไป > เปิดใช้งานเอนทิตี | เลือกตัวเลือกจากรายการนี้:
| สาขา | หากต้องการปันส่วนข้อมูลรายการให้กับสาขา |
| ทั่วไป > ค้นหาข้อมูลอ้างอิง | ป้อนรายการตัวเลือก ข้อมูลอ้างอิง | คลิกคอลัมน์ มูลค่า แล้วป้อนรายการตัวเลือก บรรทัดละหนึ่งรายการ:
ทำเครื่องหมายในช่อง ปรับสูงอัตโนมัติ เพื่อแสดงรายการตัวเลือกทั้งหมด | หากต้องการให้พนักงานเลือกวิธีที่ได้รับชำระเงินแทนการป้อน |
| รายการข้อมูลรายการ > เปิดใช้งานการเพิ่มรายการ | ระบุประเภทของรายการที่สามารถเพิ่มลงในข้อมูลรายการได้ ตัวเลือกมีดังนี้:
ปุ่มทั้งหมดสำหรับเพิ่มรายการยังคงแสดงอยู่ ฟีเจอร์ที่ถูกปิดใช้จะแสดงข้อความแจ้งข้อผิดพลาดเมื่อคลิก | กำหนดเอง | ทุกครั้ง |
หมวดสถานะ (แท็บ)
- คุณสามารถสร้างสถานะได้ไม่จำกัดจำนวน
- อย่างไรก็ตาม มีกลุ่มสถานะเพียงสี่กลุ่ม:
- รอดำเนินการ
- ใช้งานอยู่
- เสร็จสมบูรณ์
- ยกเลิกแล้ว
- สถานะแรกควรอนุญาตให้แก้ไขได้
- สถานะสุดท้ายไม่ควรอนุญาตให้แก้ไข
- หากทำเครื่องหมายที่การตั้งค่า การบัญชี > เปิดใช้งานการบัญชี ไว้ ควรมีอย่างน้อยหนึ่งสถานะที่ทำเครื่องหมายในคอลัมน์ การบัญชี
- หากใช้สินค้าคงคลัง ควรมีอย่างน้อยหนึ่งสถานะที่ทำเครื่องหมายในคอลัมน์ สินค้าคงคลัง
- หากอนุญาตให้แก้ไขได้ขณะที่ทำเครื่องหมายในคอลัมน์สินค้าคงคลังหรือการบัญชี ควรถือว่ารายงานการบัญชีหรือสินค้าคงคลังเป็นข้อมูลชั่วคราว
กลุ่มหมวดหมู่ (แท็บ)
- หมวดหมู่ใช้จัดเรียงระเบียน
- หมวดหมู่ที่คุณเลือกควรมีความหมายต่อธุรกิจของคุณ
- การใช้หมวดหมู่เป็นทางเลือก แต่แนะนำให้ใช้
- สามารถคัดลอกหมวดหมู่จากประเภทข้อมูลรายการอื่นได้ หมวดหมู่ที่มีอยู่จะถูกแทนที่ด้วยหมวดหมู่ที่คัดลอกมา
ตัวอย่างนี้ไม่มีหมวดหมู่ หากต้องการจัดกลุ่มใบเสร็จรับเงินลูกค้า (เช่น ตามประเภทการรับเงิน เช่น เงินมัดจำหรือการชำระหนี้ในบัญชี) ให้สร้างหมวดหมู่ของคุณเอง ใบเสร็จรับเงินลูกค้าสร้างขึ้นโดยการคัดลอกใบแจ้งหนี้ลูกค้า และหมวดหมู่จะถูกคัดลอกมาด้วย คุณสามารถเปลี่ยนหมวดหมู่ของข้อมูลรายการที่คัดลอกมาได้ แต่มักลืมได้ง่าย ทางที่ดีที่สุดคือใช้หมวดหมู่เดียวกับประเภทข้อมูลรายการต้นทางที่คัดลอกมา ดู บทแนะนำหมวดหมู่ข้อมูลรายการ
กฎการคัดลอก (แท็บ)
- กฎการคัดลอก กำหนดว่าจะคัดลอกข้อมูลรายการได้เมื่อใด
- แม้ว่าการคัดลอกจะเกี่ยวข้องกับข้อมูลรายการสองรายการ คุณสร้างกฎการคัดลอกเพียงกฎเดียวเท่านั้น
- ต้องตั้งค่าการเข้าถึงของผู้ใช้สำหรับกฎการคัดลอกแต่ละกฎ
- คุณสามารถคัดลอกข้อมูลรายการโดยอัตโนมัติได้โดยเลือกสถานะ ทริกเกอร์
ใบเสร็จรับเงินลูกค้าสร้างขึ้นโดยการคัดลอกใบแจ้งหนี้ลูกค้า (ดูกฎการคัดลอกของใบแจ้งหนี้ลูกค้า)
ในตัวอย่างนี้ ใบเสร็จรับเงินลูกค้าที่เสร็จสมบูรณ์แล้วสามารถคัดลอกได้ดังนี้:
- ไปยังใบเสร็จรับเงินลูกค้าใบใหม่ ด้วยการดำเนินการ คัดลอกไปยังใบเสร็จรับเงินลูกค้า
- ไปยังการคืนเงินลูกค้า ด้วยการดำเนินการ คัดลอกไปยังการคืนเงินลูกค้า ใบเสร็จรับเงินจะถูกตั้งเป็น เสร็จสมบูรณ์
เอาต์พุตเอกสาร (แท็บ)
- เอาต์พุตเอกสารคือฟอร์มที่ใช้พิมพ์ ดูตัวอย่าง หรือส่งอีเมลข้อมูลรายการ (เช่น ใบแจ้งหนี้)
- มีเทมเพลตค่าเริ่มต้นให้ เทมเพลตเหล่านี้จะแสดงชื่อบริษัท โลโก้ และรายละเอียดธนาคารของคุณโดยอัตโนมัติ ตามที่กรอกไว้ในแท็บ เอาต์พุต ของเอนทิตีที่ลงทะเบียน
- คุณสามารถแก้ไขเทมเพลตเหล่านี้เพื่อเพิ่มหรือตัดข้อมูลออก
- คุณยังสามารถสร้าง ฟอร์มและเทมเพลต ของคุณเองตั้งแต่ต้นได้
ไม่มีเทมเพลตเริ่มต้น เอาต์พุตเอกสารไม่ค่อยใช้กับรายการบัญชีแยกประเภท อย่างไรก็ตาม หากต้องการพิมพ์หรือส่งอีเมลใบเสร็จรับเงิน คุณสามารถสร้างเทมเพลตของคุณเองได้ (ดู บทแนะนำเอาต์พุตเอกสาร) หรือติดต่อฝ่ายสนับสนุน QuickEasy เพื่อให้สร้างเทมเพลตให้