บทแนะนำผังบัญชี

การจัดโครงสร้างผังบัญชีอธิบายไว้ใน ทำความเข้าใจผังบัญชี ส่วนปุ่มและช่องข้อมูลของผังบัญชีอธิบายไว้ใน หน้าจอผังบัญชี

💡บทแนะนำเหล่านี้อธิบายวิธีเพิ่ม จัดลำดับใหม่ ลบ และบล็อกบัญชีและหมวด รวมถึงสร้างโค้ดบัญชีและรายการตัวเลือก

สิ่งที่ต้องเลือก#

บทแนะนำเหล่านี้ช่วยให้คุณเลือกหมวดและประเภทบัญชีที่ถูกต้อง

วิธีเลือกหมวดที่ถูกต้อง#

1. เลือกงบกำไรหรือขาดทุน หากบัญชีเกี่ยวข้องกับกิจกรรมการค้า (การสร้างรายได้และการจ่ายค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวข้อง)
   • ตัวอย่างรายได้:
     • ตัวแทนขาย
     • รายได้ค่าบริการ
     • รายได้ค่านายหน้า
   • ตัวอย่างรายได้อื่น:
     • ส่วนลดรับ
     • ดอกเบี้ยรับ
   • ตัวอย่างต้นทุนขาย:
     • การเคลื่อนไหวของสต็อก (สต็อกต้นงวดหักสต็อกปลายงวด)
     • การซื้อ (วัตถุดิบหรือสินค้าสำเร็จรูป)
     • ค่าแรงงานทางตรง
     • ต้นทุนการผลิต (การเดินเครื่องจักร หรือวัสดุสิ้นเปลืองสำหรับเครื่องจักร)
   • ตัวอย่างค่าใช้จ่าย:
     • ค่าธรรมเนียมธนาคาร
     • ค่าบริการวิชาชีพ
     • เงินเดือนและค่าจ้าง
     • ค่าเช่าและค่าสาธารณูปโภค
     • ค่าสื่อสาร (Wi-Fi อินเทอร์เน็ต)
2. เลือกงบแสดงสถานะทางการเงิน หากบัญชีเกี่ยวข้องกับสินทรัพย์ (สิ่งที่มีมูลค่าหรือเงินที่ผู้อื่นค้างชำระคุณ) บัญชีหนี้สิน (บัญชีที่คุณต้องชำระหรือเงินกู้) หรือส่วนทุน (หุ้น) โดยปกติสินทรัพย์และหนี้สินจะแบ่งเป็นระยะสั้น (หมุนเวียน) และระยะยาว
   • ตัวอย่างสินทรัพย์ถาวร:
     • ยานพาหนะ
     • อสังหาริมทรัพย์
     • อุปกรณ์คอมพิวเตอร์
     • เครื่องจักร
   • ตัวอย่างสินทรัพย์หมุนเวียน:
     • สต็อกคงเหลือ
     • บัญชีลูกหนี้
     • เงินสดในมือ
     • บัญชีธนาคาร
     • ค่าใช้จ่ายจ่ายล่วงหน้า
   • ตัวอย่างเงินลงทุน:
     • หุ้นในบริษัทอื่นหรือบริษัทย่อย
   • ตัวอย่างส่วนทุน:
     • บัญชีทุน
     • หุ้น
     • กำไรหรือขาดทุนสะสม
   • ตัวอย่างหนี้สินระยะยาว:
     • สินเชื่อเพื่อซื้ออุปกรณ์หรือยานพาหนะ
     • เงินกู้จำนอง
   • ตัวอย่างหนี้สินหมุนเวียน:
     • บัญชีเจ้าหนี้
     • เงินเบิกเกินบัญชีธนาคาร
     • บัตรเครดิต
     • ภาษีค้างจ่าย (เช่น ภาษีมูลค่าเพิ่ม)
     • ค่าใช้จ่ายค้างจ่าย

วิธีเลือกระหว่างบัญชีสินทรัพย์และบัญชีค่าใช้จ่าย#

1. เลือกค่าใช้จ่าย หากสิ่งนั้นถูกใช้หมดไประหว่างการผลิต (เช่น กระดาษ หมึก) หรือเกิดขึ้นเป็นประจำ (เช่น ค่าเช่า เงินเดือน)
2. เลือกสินทรัพย์ หากสิ่งนั้นมีมูลค่าที่คงอยู่ยาวนานหรือใช้ได้หลายครั้ง ตัวอย่างเช่น หากคุณซื้อรถยนต์ รถยนต์นั้นเป็นสินทรัพย์ถาวร เพราะควรใช้งานได้หลายปี อย่างไรก็ตาม ต้นทุนที่เกิดขึ้นจากการใช้รถยนต์ถูกใช้หมดไปและเป็นค่าใช้จ่าย (เช่น ค่าประกันภัย ค่าน้ำมัน ค่าบำรุงรักษา)
3. เครื่องมือขนาดเล็ก: หน่วยงานภาษีมักอนุญาตให้ตัดสินทรัพย์มูลค่าต่ำเป็นค่าใช้จ่ายได้ สินทรัพย์เหล่านี้จะลงในบัญชีเครื่องมือขนาดเล็ก (บัญชีค่าใช้จ่าย) และไม่ลงในบัญชีสินทรัพย์ถาวร ในแอฟริกาใต้ ปี 2025 มูลค่านี้คือ R7 000

วิธีเลือกระดับรายละเอียดในโครงสร้างบัญชี#

1. สร้างบัญชีแยกสำหรับค่าใช้จ่ายแต่ละประเภท (เช่น เครื่องเขียน อุปกรณ์ทำความสะอาด อาหารว่างและเครื่องดื่ม)
2. คุณไม่จำเป็นต้องสร้างบัญชีแยกสำหรับแต่ละสาขาหรือแผนก เพราะคุณสามารถเลือกเอนทิตี (สาขาหรือแผนก) เมื่อป้อนข้อมูลรายการ อย่างไรก็ตาม คุณอาจต้องป้อนข้อมูลรายการหลายรายการ เพราะข้อมูลรายการหนึ่งรายการจัดสรรให้เอนทิตีได้เพียงหนึ่งเอนทิตีเท่านั้น
3. คุณสามารถแบ่งบัญชีย่อยได้ หากข้อมูลนั้นมีความหมายต่อธุรกิจของคุณหรือจำเป็นสำหรับวัตถุประสงค์ทางภาษี ตัวอย่างเช่น ค่าใช้จ่ายยานพาหนะมักแบ่งเป็นค่าน้ำมันเชื้อเพลิงและน้ำมันหล่อลื่นและค่าซ่อมแซมและบำรุงรักษา บางบริษัทอาจเลือกแบ่งค่าใช้จ่ายเหล่านั้นละเอียดขึ้นอีก ตัวอย่างเช่น:
   • ค่าใช้จ่ายยานพาหนะ
     • ค่าน้ำมันเชื้อเพลิงและน้ำมันหล่อลื่น
       • พนักงาน (ไม่รวมตัวแทนขาย)
       • ตัวแทนขาย
       • ผู้บริหาร
     • ค่าซ่อมแซมและบำรุงรักษา
       • พนักงาน (ไม่รวมตัวแทนขาย)
       • ตัวแทนขาย
       • ผู้บริหาร

วิธีดูรายการบัญชีในมุมมองลำดับชั้น#

1. ไปที่ เมนูหลัก > การติดตั้ง > การบัญชี > หมวดบัญชี (แท็บ)
2. คลิก มุมมองลำดับชั้น (ปุ่ม)
   • หมายเหตุ: หากปุ่มแสดง มุมมองตาราง แสดงว่ามุมมองลำดับชั้นเปิดใช้งานอยู่แล้ว
3. ใช้ + – ข้าง มุมมองตาราง (ปุ่ม) เพื่อขยายรายการบัญชี
   • หมายเหตุ: มุมมองตารางแสดงบัญชีในรูปแบบตาราง ซึ่งเหมาะหากคุณต้องการส่งออกบัญชี

การเพิ่มหมวดและบัญชี#

บทแนะนำเหล่านี้อธิบายวิธีเพิ่มหมวดและบัญชี

วิธีเพิ่มหมวดในงบกำไรหรือขาดทุน#

1. แสดงรายการบัญชีในมุมมองลำดับชั้น
2. คลิก เพิ่ม/แก้ไข (ปุ่ม)
3. คลิกขวาที่งบกำไรหรือขาดทุน แล้วเลือก เพิ่มหมวด (Section) > รายได้ หรือ ค่าใช้จ่าย
   • หมายเหตุ: หมวดใหม่จะถูกเพิ่มที่ด้านล่างของรายการ
4. แก้ไขรายละเอียดตามต้องการ
5. คลิก บันทึก (ปุ่ม)

วิธีเพิ่มหมวดในงบแสดงสถานะทางการเงิน#

1. แสดงรายการบัญชีในมุมมองลำดับชั้น
2. คลิก เพิ่ม/แก้ไข (ปุ่ม)
3. คลิกขวาที่งบแสดงสถานะทางการเงิน แล้วเลือก เพิ่มหมวด (Section) > ประเภทของหมวด:
   • สินทรัพย์
   • บัญชีหนี้สิน
   • ส่วนทุน
     • หมายเหตุ: หมวดใหม่จะถูกเพิ่มที่ด้านล่างของรายการ
4. แก้ไขรายละเอียดตามต้องการ
5. ย้ายหมวดโดยใช้เมนูคลิกขวาหรือแป้นพิมพ์ลัดที่แสดงอยู่ในเมนูนั้น
6. คลิก บันทึก (ปุ่ม)

วิธีเพิ่มบัญชี#

1. แสดงรายการบัญชีในมุมมองลำดับชั้น
2. คลิกขวาที่หมวด (เพื่อสร้างบัญชีหลัก) หรือที่บัญชี (เพื่อสร้างบัญชีย่อย) แล้วเลือก เพิ่มบัญชี
   • หมายเหตุ: แถวใหม่จะปรากฏใต้แถวสุดท้ายของหมวดหรือบัญชีที่คุณคลิก
3. กรอกรายละเอียด:
   1. บัญชี = ป้อนชื่อบัญชี
   2. โค้ด = ป้อนเลขที่บัญชี (ถ้ามี)
   3. รายการตัวเลือก = ป้อนชื่อที่คุณต้องการให้แสดงเมื่อใช้บัญชีในข้อมูลรายการ ใส่ตัวย่อหากคุณต้องการกรองรายการบัญชี (เช่น หากต้องการค้นหาเฉพาะค่าใช้จ่ายในข้อมูลรายการ ให้เพิ่ม EXP ในรายการตัวเลือกของค่าใช้จ่ายทุกรายการ) คำเตือนจะปรากฏหากรายการตัวเลือกว่างเปล่า
   4. ไทป์ = เลือกประเภทของบัญชี ค่านี้จะกรอกไว้ล่วงหน้าตามบัญชีหรือหมวดที่คุณคลิกขวา
   5. ค่าเริ่มต้นที่กำหนด = เลือกว่าบัญชีเป็นค่าเริ่มต้นสำหรับรายการใดรายการหนึ่งต่อไปนี้หรือไม่:
      • ยอดตั้งค้าง (รวม / ไม่รวมภาษีมูลค่าเพิ่ม): ควรเป็นบัญชีหนี้สินหมุนเวียนในหมวดงบแสดงสถานะทางการเงิน บัญชียอดตั้งค้างเป็นบัญชีชั่วคราว (บัญชีพัก) บัญชีเหล่านี้แสดงบนแดชบอร์ดของงบการเงินเพื่อเตือนว่าอาจยังมีข้อมูลรายการค้างอยู่
      • ธนาคาร: บัญชีนี้อาจเป็นสินทรัพย์หมุนเวียน หากยอดเงินในธนาคารเป็นบวก หรือเป็นหนี้สินหมุนเวียน หากคุณใช้วงเงินเบิกเกินบัญชี ตัวเลือกทั้งสองอยู่ในหมวดงบแสดงสถานะทางการเงิน
      • ธนาคารและยอดตั้งค้าง: ควรเป็นหนี้สินหมุนเวียนในหมวดงบแสดงสถานะทางการเงิน ตัวเลือกนี้ใช้กับบัตรเครดิตเป็นส่วนใหญ่ และให้คุณใช้บัตรเครดิตเหมือนบัญชีธนาคาร ขณะที่ยังแสดงยอดคงเหลือบนแดชบอร์ดการเงิน
      • บัญชีเจ้าหนี้: ควรเป็นบัญชีหนี้สินหมุนเวียนในหมวดงบแสดงสถานะทางการเงิน บัญชีนี้คือยอดรวมของรายงานหนี้สินซัพพลายเออร์ (คือ บัญชีซัพพลายเออร์ทั้งหมดของคุณ) เพิ่มได้เพียงครั้งเดียวเท่านั้น
      • บัญชีลูกหนี้: ควรเป็นบัญชีสินทรัพย์หมุนเวียนในหมวดงบแสดงสถานะทางการเงิน บัญชีนี้คือยอดรวมของรายงานหนี้สินลูกค้า (คือ บัญชีลูกค้าทั้งหมดของคุณ) เพิ่มได้เพียงครั้งเดียวเท่านั้น
      • รายได้สะสม: ควรเป็นบัญชีส่วนทุนในหมวดงบแสดงสถานะทางการเงิน กำไรหรือขาดทุนตามที่คำนวณในงบกำไรหรือขาดทุนจะลงในบัญชีนี้ เพิ่มได้เพียงครั้งเดียวเท่านั้น
      • การควบคุมภาษีมูลค่าเพิ่ม: ควรเป็นบัญชีหนี้สินหมุนเวียนในหมวดงบแสดงสถานะทางการเงิน ส่วนภาษีมูลค่าเพิ่มทั้งหมดในข้อมูลรายการจะลงในบัญชีนี้ ใช้เฉพาะเมื่อองค์กรของคุณจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม เพิ่มได้เพียงครั้งเดียวเท่านั้น
      • การควบคุมภาษีหัก ณ ที่จ่าย: ควรเป็นบัญชีหนี้สินหมุนเวียนในหมวดงบแสดงสถานะทางการเงิน หากคุณหักภาษีจากการจ่ายเงินซัพพลายเออร์เป็นหลัก อาจเป็นบัญชีสินทรัพย์หมุนเวียนในงบแสดงสถานะทางการเงิน หากใช้เพื่อบันทึกภาษีที่ลูกค้าหักจากใบแจ้งหนี้ของคุณเป็นส่วนใหญ่
   6. สกุลเงิน = เลือกสกุลเงินเริ่มต้นของบัญชีธนาคาร ใช้กับบัญชีธนาคารเท่านั้น
   7. สถานะ: ตั้งเป็น ใช้งานอยู่ ตามค่าเริ่มต้น ไม่ต้องดำเนินการใดๆ
4. คลิก บันทึก (ปุ่ม)

การใช้ฟีเจอร์เพิ่มเติม#

บทแนะนำเหล่านี้อธิบายวิธีใช้ฟีเจอร์เพิ่มเติมที่มีในเมนูหลักและเมนูคลิกขวา

วิธีเปลี่ยนบัญชีเป็นบัญชีย่อย#

1. แสดงรายการบัญชีในมุมมองลำดับชั้น
2. คลิก เพิ่ม/แก้ไข (ปุ่ม)
3. คลิกขวาที่บัญชี แล้วเลือก จัดกลุ่มภายใต้ > บัญชีที่คุณต้องการให้เป็นบัญชีหลัก
   • หมายเหตุ: ตัวเลือกขึ้นอยู่กับประเภทบัญชีที่คุณคลิก ตัวอย่างเช่น บัญชีค่าใช้จ่ายจะแสดงบัญชีค่าใช้จ่ายอื่นๆ และบัญชีต้นทุนขายเป็นตัวเลือกการจัดกลุ่ม
4. คลิก บันทึก (ปุ่ม)

วิธีประมวลผลรายงานการบัญชีใหม่#

1. ไปที่ เมนูหลัก > การติดตั้ง > การบัญชี > หมวดบัญชี (แท็บ)
2. คลิก คำสั่ง (ปุ่ม) > ประมวลผลรายงานการบัญชีใหม่

วิธีสร้างโค้ดบัญชี#

1. ไปที่ เมนูหลัก > การติดตั้ง > การบัญชี > หมวดบัญชี (แท็บ)
2. คลิก คำสั่ง (ปุ่ม) > สร้างโค้ดบัญชีอัตโนมัติ
3. เมื่อข้อความ “ฟังก์ชั่นนี้จะแทนที่โค้ดบัญชีปัจจุบันทั้งหมดด้วยโค้ดที่สร้างขึ้นใหม่ : คุณต้องการดำเนินการต่อหรือไม่?” แสดงขึ้น ให้คลิก ใช่ (ปุ่ม)

วิธีสร้างรายการตัวเลือกบัญชี#

1. ไปที่ เมนูหลัก > การติดตั้ง > การบัญชี > หมวดบัญชี (แท็บ)
2. คลิก คำสั่ง (ปุ่ม) > สร้างรายการตัวเลือกบัญชีอัตโนมัติ
3. ยืนยันการลบในหน้าต่างป๊อปอัป
4. คลิก เพิ่ม/แก้ไข (ปุ่ม)
5. แก้ไขรายการตัวเลือกตามต้องการ
6. คลิก บันทึก (ปุ่ม)

วิธีเรียงลำดับบัญชีตามตัวอักษร#

1. ไปที่ เมนูหลัก > การติดตั้ง > การบัญชี > หมวดบัญชี (แท็บ)
2. คลิก คำสั่ง (ปุ่ม) > เรียงลำดับตัวอักษร

วิธีจัดลำดับบัญชีใหม่#

1. แสดงรายการบัญชีในมุมมองลำดับชั้น
2. คลิกขวาที่บัญชีที่คุณต้องการย้าย แล้วเลือก เลื่อนขึ้น หรือ เลื่อนลง

วิธีลบบัญชี#

1. แสดงรายการบัญชีในมุมมองลำดับชั้น
2. คลิกขวาที่บัญชีที่คุณต้องการลบ แล้วเลือก ลบ
3. ยืนยันการลบในหน้าต่างป๊อปอัป

วิธีป้องกันไม่ให้ใช้บัญชี#

1. แสดงรายการบัญชีในมุมมองลำดับชั้น
2. คลิก เพิ่ม/แก้ไข (ปุ่ม)
3. สถานะ = เลือก เก็บถาวร ที่บัญชีนั้น
4. คลิก บันทึก (ปุ่ม)
   • หมายเหตุ: เปลี่ยนสถานะของหมวด (แสดงเป็นตัวหนา) ไม่ได้