ตัวอย่างการตั้งค่า – ใบสั่งซื้อ
- ใบสั่งซื้อคือคำสั่งให้ซัพพลายเออร์จัดหาสินค้าบางอย่าง ใช้ใบสั่งซื้อเพื่อติดตามคำสั่งซื้อเหล่านั้น
- ใบสั่งซื้อแสดงว่ามีสต็อกกำลังจะมา และสต็อกนั้นจะมีต้นทุนเท่าใด
- ใบสั่งซื้อไม่ผ่านรายการไปยังบัญชีแยกประเภท (คือ ไม่มีผลต่อการบัญชี) แต่โดยทั่วไปจะถูกคัดลอกไปเป็นใบแจ้งหนี้ซัพพลายเออร์ ซึ่งผ่านรายการไปยังบัญชีแยกประเภท
- สร้างประเภทข้อมูลรายการใบสั่งซื้อได้หลายประเภท เพื่อรองรับสถานการณ์ต่าง ๆ เช่น การสั่งสินค้าคงคลังหรือวัสดุสำนักงาน
💡หน้านี้ให้ตัวอย่างการตั้งค่าประเภทข้อมูลรายการสำหรับใบสั่งซื้อ
ส่วนหัว
- คำอธิบาย: ใบสั่งซื้อ
- โค้ด: PUR ORD
- เอนทิตี: ทั้งหมด
การตั้งค่าระบบ (แท็บ)
ข้อมูล
- ส่วนนี้แสดงรายการการตั้งค่าที่บังคับและที่เลือกได้ ซึ่งใช้ปรับแต่งใบสั่งซื้อได้
- การตั้งค่าที่มีคำว่า ค่าเริ่มต้นที่กำหนด อยู่ในชื่อ สามารถเปลี่ยนได้ขณะบันทึกข้อมูลรายการ
| ตั้งค่า | คำอธิบาย | มูลค่า | จำเป็นเมื่อใด |
|---|---|---|---|
| การบัญชี > สกุลเงินต่างๆ | เลือกสกุลเงินที่ใช้กับประเภทข้อมูลรายการ ตัวเลือกมีดังนี้:
| ทั้งหมด | หากซื้อสินค้าหรือบริการจากซัพพลายเออร์ทั้งในประเทศและต่างประเทศ |
| การบัญชี > ค่าเริ่มต้นที่กำหนด – ราคารวมภาษีมูลค่าเพิ่ม | ช่องทำเครื่องหมาย หากเลือกไว้ ราคาจะรวมภาษีมูลค่าเพิ่ม กำหนดวิธีคำนวณภาษีมูลค่าเพิ่ม
| รวมภาษีมูลค่าเพิ่ม | หากต้องการบันทึกราคาแบบรวมภาษีมูลค่าเพิ่มโดยเฉพาะ |
| การบัญชี > ค่าเริ่มต้นที่กำหนด – หมวดหมู่ภาษีมูลค่าเพิ่ม (อินพุต/เอาต์พุต) | เลือก หมวดหมู่ภาษีมูลค่าเพิ่ม จากตัวเลือกต่อไปนี้:
| อินพุต + (เช่น ใบแจ้งหนี้ซัพพลายเออร์) | ทุกครั้ง หากคุณจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม |
| การบัญชี > ค่าเริ่มต้นที่กำหนด – ประเภทภาษีมูลค่าเพิ่ม | เลือกประเภทภาษีมูลค่าเพิ่มเริ่มต้นสำหรับประเภทข้อมูลรายการจากรายการแบบดรอปดาวน์ของประเภทภาษีมูลค่าเพิ่มทั้งหมดที่สร้างไว้ | มาตรฐาน | ทุกครั้ง หากคุณจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม |
| การบัญชี > การกำหนดราคา | เลือกตัวเลือกการกำหนดราคาจากรายการดรอปดาวน์:
| ราคาซัพพลายเออร์ | ทุกครั้ง |
| การบัญชี > รวมข้อมูลรายการที่ใช้งานอยู่เป็นงานระหว่างทำในรายงานหนี้สินซัพพลายเออร์ | ช่องทำเครื่องหมาย หากทำเครื่องหมาย รายงานหนี้สินซัพพลายเออร์ จะแสดงข้อมูลรายการของซัพพลายเออร์ที่มีสถานะ ใช้งานอยู่ เป็นงานระหว่างทำ | ทำเครื่องหมายในช่องทำเครื่องหมาย | หากต้องการแสดงมูลค่าของใบสั่งซื้อในรายงานหนี้สินซัพพลายเออร์ |
| ค่าเริ่มต้นที่กำหนด > ค่าเริ่มต้นที่กำหนด – ตัวกรองข้อมูล | ตัวกรองเริ่มต้นเมื่อคุณดูรายการข้อมูลรายการของประเภทข้อมูลรายการนี้ ตัวเลือกมีดังนี้:
| เลือกตัวกรองที่ต้องการจากรายการแบบดรอปดาวน์ | ตัวกรองเริ่มต้นคือ:
|
| ทั่วไป > เพิ่มรายการจากหมวดหมู่ต่อไปนี้ | จำกัดรายการที่เพิ่มได้ให้เฉพาะรายการในหมวดหมู่ที่เลือก คลิก แก้ไข ในคอลัมน์ มูลค่า แล้วเลือกหมวดหมู่ | คลิก แก้ไข ย้ายหมวดหมู่จากส่วน ว่าง ไปยังส่วน เลือกไว้ เพื่อรวมหมวดหมู่นั้น ย้ายหมวดหมู่จากส่วน เลือกไว้ ไปยังส่วน ว่าง เพื่อนำหมวดหมู่นั้นออก | เพิ่มการตั้งค่านี้หากต้องการจำกัดรายการที่เพิ่มลงในใบสั่งซื้อได้ |
| ทั่วไป > เพิ่มไปยังผู้ติดตาม | เลือกตัวเลือกผู้ติดตามจากรายการดรอปดาวน์ เลือกได้หลายตัวเลือก:
| ทำเครื่องหมายในช่องทำเครื่องหมายของทุกกลุ่มที่ต้องการส่งใบสั่งซื้อไปให้ | เพิ่มการตั้งค่านี้หากต้องการให้หลายคนได้รับสำเนาใบสั่งซื้อเมื่อส่งทางอีเมล |
| ทั่วไป > การค้นหาคอนแท็กต์ | เลือกช่องข้อมูลของคอนแท็กต์ที่จะแสดงเมื่อคุณเลือกคอนแท็กต์สำหรับข้อมูลรายการจากรายการดรอปดาวน์ ตัวเลือกมีดังนี้:
| เลือกตัวเลือกที่เหมาะสมจากรายการดรอปดาวน์ | เพิ่มการตั้งค่านี้หากต้องการเลือกคอนแท็กต์ตามตำแหน่งหรือโลเคชั่น |
| ทั่วไป > เปิดใช้งานอาร์ตเวิร์ค | ช่องทำเครื่องหมาย หากทำเครื่องหมาย จะเปิดใช้อาร์ตเวิร์คและอัปโหลดเป็นไฟล์แนบในรายการของข้อมูลรายการได้ | ทำเครื่องหมายในช่องทำเครื่องหมาย | หากต้องการใส่อาร์ตเวิร์คในใบสั่งซื้อ |
| ทั่วไป > เปิดใช้งานบริษัท | เลือกประเภทบริษัทที่ควรอยู่ในส่วนหัว:
| ซัพพลายเออร์ (ใช้งานอยู่) | ทุกครั้ง |
| ทั่วไป > เปิดใช้งานวันครบกำหนด (ป้อนคำบรรยาย) | ป้อนคำบรรยายหากควรเพิ่มช่องข้อมูล วันครบกำหนด ในข้อมูลรายการ (เช่น วันครบกำหนด) | ป้อนคำบรรยาย (เช่น ส่งหลังวันที่) | หากต้องการช่องข้อมูลวันที่ |
| ทั่วไป > เปิดใช้งานเอนทิตี | เลือกตัวเลือกจากรายการนี้:
| สาขา | หากต้องการปันส่วนข้อมูลรายการให้กับสาขา |
| ทั่วไป > เปิดใช้งาน NCR (ปัญหา) | ช่องทำเครื่องหมาย หากทำเครื่องหมาย จะทำเครื่องหมายข้อมูลรายการเป็นข้อมูลรายการที่มีปัญหาเพื่อวัตถุประสงค์ของ NCR ได้ | ทำเครื่องหมายในช่องทำเครื่องหมาย | หากใช้กระบวนการ NCR |
| ทั่วไป > เปิดใช้งานวันที่ต้องการ (ป้อนคำบรรยาย) | ป้อนคำบรรยายหากควรเพิ่มช่องข้อมูล วันที่ต้องการ ในข้อมูลรายการ (เช่น วันที่ต้องการ) | ต้องการภายใน | หากต้องการช่องข้อมูลวันที่ |
| ทั่วไป > เปิดใช้งานพนักงาน | เลือกวิธีมอบหมายข้อมูลรายการ:
| กำหนดให้ | เพิ่มการตั้งค่านี้เพื่อมอบหมายใบสั่งซื้อให้พนักงาน |
| ทั่วไป > ค้นหาข้อมูลอ้างอิง | ป้อนรายการตัวเลือก ข้อมูลอ้างอิง | คลิกคอลัมน์ มูลค่า แล้วป้อนรายการตัวเลือก บรรทัดละหนึ่งรายการ ทำเครื่องหมายในช่อง ปรับสูงอัตโนมัติ เพื่อแสดงรายการตัวเลือกทั้งหมด | เพิ่มการตั้งค่านี้เพื่อสร้างรายการตัวเลือกสำหรับช่องข้อมูลอ้างอิง |
| สินค้าคงคลัง > เปิดใช้งานการเติมสินค้าคงคลัง | เลือกตัวเลือกใดตัวเลือกหนึ่งต่อไปนี้เพื่อเปิดใช้งานการเติมสินค้า:
| การซื้อ | หากต้องการสร้างใบสั่งซื้อจากการเติมสินค้าคงคลัง |
| สินค้าคงคลัง > เปิดใช้งานการแยกประเภท | ระบุสิ่งที่ต้องเกิดขึ้นกับรายการสินค้าคงคลัง ตัวเลือกมีดังนี้:
| ระหว่างการสั่งซื้อ | หากใช้การจัดการสินค้าคงคลัง |
| การผลิต > ข้อมูลรายการ – ใบสั่งซื้อ | ช่องทำเครื่องหมาย หากทำเครื่องหมาย ประเภทข้อมูลรายการนี้จะใช้สำหรับใบสั่งซื้อ (คือ ประเภทข้อมูลรายการที่ใช้สั่งซื้อวัสดุจาก มุมมองวัสดุ และสั่งซื้องานจ้างภายนอกจาก มุมมองงานจ้างภายนอก) | ทำเครื่องหมายในช่องทำเครื่องหมาย | หากใช้การวางแผนการผลิต |
| รายการข้อมูลรายการ > เปิดใช้งานการเพิ่มรายการ | ระบุประเภทของรายการที่สามารถเพิ่มลงในข้อมูลรายการได้ ตัวเลือกมีดังนี้:
ปุ่มทั้งหมดสำหรับเพิ่มรายการยังคงแสดงอยู่ ฟีเจอร์ที่ถูกปิดใช้จะแสดงข้อความแจ้งข้อผิดพลาดเมื่อคลิก | เลือก กำหนดเอง หรือ รายการ จากรายการแบบดรอปดาวน์ | เพิ่มการตั้งค่านี้เพื่อจำกัดรายการที่เพิ่มลงในใบสั่งซื้อได้ |
หมวดสถานะ (แท็บ)
หมายเหตุ
- คุณสามารถสร้างสถานะได้ไม่จำกัดจำนวน
- อย่างไรก็ตาม มีกลุ่มสถานะเพียงสี่กลุ่ม:
- รอดำเนินการ
- ใช้งานอยู่
- เสร็จสมบูรณ์
- ยกเลิกแล้ว
- สถานะแรกควรอนุญาตให้แก้ไขได้
- สถานะสุดท้ายไม่ควรอนุญาตให้แก้ไข
- หากทำเครื่องหมายที่การตั้งค่า การบัญชี > เปิดใช้งานการบัญชี ไว้ ควรมีอย่างน้อยหนึ่งสถานะที่ทำเครื่องหมายในคอลัมน์ การบัญชี
- หากใช้สินค้าคงคลัง ควรมีอย่างน้อยหนึ่งสถานะที่ทำเครื่องหมายในคอลัมน์ สินค้าคงคลัง
- หากอนุญาตให้แก้ไขได้ขณะที่ทำเครื่องหมายในคอลัมน์สินค้าคงคลังหรือการบัญชี ควรถือว่ารายงานการบัญชีหรือสินค้าคงคลังเป็นข้อมูลชั่วคราว
กลุ่มหมวดหมู่ (แท็บ)
ข้อมูล
- ใช้หมวดหมู่เพื่อจัดเรียงระเบียน
- หมวดหมู่ที่คุณเลือกควรมีความหมายต่อธุรกิจของคุณ
- การใช้หมวดหมู่เป็นทางเลือก แต่แนะนำให้ใช้
- สามารถคัดลอกหมวดหมู่จากประเภทข้อมูลรายการอื่นได้ หมวดหมู่ที่มีอยู่จะถูกแทนที่ด้วยหมวดหมู่ที่คัดลอกมา
กฎการคัดลอก (แท็บ)
ข้อมูล
- กฎการคัดลอก กำหนดว่าจะคัดลอกข้อมูลรายการได้เมื่อใด
- แม้ว่าจะมีข้อมูลรายการสองรายการเกี่ยวข้องกับการคัดลอก คุณสร้างกฎการคัดลอกเพียงกฎเดียวเท่านั้น
- ต้องตั้งค่าการเข้าถึงของผู้ใช้สำหรับกฎการคัดลอกแต่ละกฎ
- คุณสามารถคัดลอกข้อมูลรายการโดยอัตโนมัติได้โดยเลือกสถานะ ทริกเกอร์
เอาต์พุตเอกสาร (แท็บ)
ข้อมูล
- เอาต์พุตเอกสารคือฟอร์มที่ใช้พิมพ์ ดูตัวอย่าง หรือส่งอีเมลข้อมูลรายการ (เช่น ใบแจ้งหนี้)
- มีเทมเพลตค่าเริ่มต้นให้ เทมเพลตเหล่านี้จะแสดงชื่อบริษัท โลโก้ และรายละเอียดธนาคารของคุณโดยอัตโนมัติ ตามที่กรอกไว้ในแท็บ เอาต์พุต ของเอนทิตีที่ลงทะเบียน
- คุณสามารถแก้ไขเทมเพลตเหล่านี้เพื่อเพิ่มหรือตัดข้อมูลออก
- คุณยังสามารถสร้าง ฟอร์มและเทมเพลต ของคุณเองตั้งแต่ต้นได้
