สินค้าคงคลังและประเภทข้อมูลรายการ
QuickEasy BOS มีระบบสินค้าคงคลังที่ขยายขนาดได้ เมื่อระบบได้รับการพัฒนาหรือมีการขอฟีเจอร์เพิ่ม โมดูลสินค้าคงคลังจะถูกขยายเพื่อให้มีเครื่องมือจัดการสินค้าคงคลังที่ซับซ้อนขึ้น
ระบบสินค้าคงคลังทำงานโดยอาศัยเอนทิตี รายการ และข้อมูลรายการ
คำอธิบายการแยกประเภท
- ตัวเลือกแยกประเภทระบุว่ารายการสต็อกในธุรกรรมจะถูกดำเนินการอย่างไร
- ตัวเลือกมีดังนี้:
- การซื้อ: ต้องซื้อสินค้าคงคลัง ตัวเลือกแยกประเภทนี้ใช้สำหรับการคัดลอกข้อมูลรายการ และไม่มีผลต่อสินค้าคงคลัง
- ผลิต: ต้องผลิตสินค้าคงคลัง ตัวเลือกนี้ใช้สำหรับการคัดลอกธุรกรรม และไม่มีผลต่อสินค้าคงคลัง
- จอง: สินค้าคงคลังถูกจองไว้สำหรับคำสั่งซื้อ (เช่น ใบสั่งซื้อขาย)
- จำหน่ายออก: สินค้าคงคลังถูกจำหน่ายออกให้กับงานหรือลูกค้า (เช่น ใบสั่งงาน ใบสั่งซื้อขาย ใบแจ้งหนี้ลูกค้า)
- ระหว่างการสั่งซื้อ: สั่งสินค้าคงคลังแล้ว แต่ยังไม่ได้รับ (เช่น ใบสั่งซื้อ ใบสั่งงาน)
- รับ: ได้รับสินค้าคงคลังแล้ว (เช่น ใบแจ้งหนี้ซัพพลายเออร์ ใบสั่งงาน)
- ตัวอย่างเช่น:
- ในใบสั่งซื้อขาย คุณสามารถเลือก
- การซื้อ เพื่อให้แน่ใจว่ารายการที่ถูกต้องจะถูกคัดลอกไปยังใบสั่งซื้อ
- ผลิต เพื่อให้แน่ใจว่ารายการที่ถูกต้องจะถูกคัดลอกไปยังใบสั่งงาน
- จอง เพื่อจองรายการสต็อกไว้ หากมีสต็อกคงเหลือ
- ในใบสั่งซื้อหรือใบสั่งงาน คุณสามารถเลือก:
- ระหว่างการสั่งซื้อ เพื่อระบุว่าสต็อกกำลังจัดส่งมา
- ในใบสั่งซื้อขาย คุณสามารถเลือก
การแยกประเภทชั่วคราวและถาวร
- จอง:
- จองเป็นการแยกประเภทชั่วคราว
- จองจะแจ้งเตือนผู้จัดการว่าสต็อกนั้นจำเป็นสำหรับคำสั่งซื้อเฉพาะรายการ
- เมื่อจำหน่ายสต็อกออกแล้ว ต้องยกเลิกการจองที่กันสต็อกไว้
- ในการทำเช่นนี้ ให้สร้างประเภทข้อมูลรายการที่มีผลต่อสินค้าคงคลังเฉพาะเมื่ออยู่ในสถานะใช้งาน และไม่มีผลเมื่อเสร็จสมบูรณ์ ตัวอย่างเช่น
- ระหว่างการสั่งซื้อ:
- ระหว่างการสั่งซื้อเป็นการแยกประเภทชั่วคราว
- ใช้แจ้งเตือนผู้จัดการว่าได้สั่งซื้อสต็อกแล้ว
- เมื่อได้รับสต็อกแล้ว ต้องยกเลิกการแจ้งเตือนระหว่างการสั่งซื้อ
- ในการทำเช่นนี้ ให้สร้างประเภทข้อมูลรายการที่มีผลต่อสินค้าคงคลังเฉพาะเมื่ออยู่ในสถานะใช้งาน และไม่มีผลเมื่อเสร็จสมบูรณ์ ตัวอย่างเช่น
- จำหน่ายออกและรับ:
- จำหน่ายออกและรับเป็นการแยกประเภทถาวร เพราะผลต่อสต็อกเป็นผลสุดท้าย
- ควรมีผลต่อสินค้าคงคลังเฉพาะเมื่อธุรกรรมเสร็จสมบูรณ์เท่านั้น
การเคลื่อนไหวของสต็อก
สามารถสร้างข้อมูลรายการเพื่อควบคุมการเคลื่อนไหวของสินค้าคงคลังได้ ปฏิบัติตามแนวทางต่อไปนี้เมื่อสร้างและใช้ข้อมูลรายการเหล่านั้น:
- ตัวเลือกแยกประเภทระบุว่าสต็อกจะถูกอัปเดตอย่างไร ควรสร้างประเภทข้อมูลรายการสำหรับการเคลื่อนไหวของสต็อกสำหรับทุกตัวเลือกแยกประเภท
- จำหน่ายออก: สต็อกลดลง (เช่น สินค้าจำหน่ายออก หลังจากจำหน่ายสต็อกออกให้ลูกค้า)
- รับ: สต็อกเพิ่มขึ้น (เช่น สินค้ารับเข้า จากใบแจ้งหนี้ซัพพลายเออร์)
- การปรับสต็อก: ปริมาณสต็อกในระบบจะเพิ่มขึ้นหรือลดลงให้ตรงกับสต็อกจริงที่ตรวจนับได้ ส่วนนี้ควบคุมโดยการตั้งค่าประเภทข้อมูลรายการ ไม่ใช่ตัวเลือกแยกประเภท
- ธุรกรรมการเคลื่อนไหวของสต็อกควรใช้สกุลเงินท้องถิ่นเสมอ
- ราคาจะถูกอัปเดตดังนี้
- จำหน่ายออก: ราคาสินค้าคงคลัง
- รับ: ราคาซัพพลายเออร์ (จากใบสั่งซื้อ) หรือต้นทุนการผลิต (จากใบสั่งงาน)
ประเภทข้อมูลรายการและสินค้าคงคลัง: พื้นฐาน
- องค์กรที่ซื้อสินค้ามาเพื่อขายต่อสามารถสร้างประเภทข้อมูลรายการพร้อมกฎการคัดลอกที่เกี่ยวข้องตามที่แสดงด้านล่าง
- ตัวเลือกแยกประเภทที่เป็นตัวหนามีผลต่อสินค้าคงคลัง
- ตัวเลือกแยกประเภทที่เป็นสีเทาไม่มีผลต่อสินค้าคงคลัง
ประเภทข้อมูลรายการและสินค้าคงคลัง: แบบซับซ้อน
- องค์กรสามารถสร้างประเภทข้อมูลรายการพร้อมกฎการคัดลอกที่เกี่ยวข้องในโครงสร้างที่ซับซ้อนกว่าตามที่แสดงด้านล่าง
- ตัวเลือกแยกประเภทแสดงเป็นตัวหนา
- ตัวเลือกแยกประเภทที่เป็นสีเทาไม่มีผลต่อสินค้าคงคลัง
- กล่องสองกล่องที่มีขอบเส้นประและข้อความตัวเอียงสีเทาเป็นคำอธิบาย
- องค์กรสามารถสร้างประเภทข้อมูลรายการเพิ่มเติมเพื่อบันทึกการเคลื่อนไหวของสต็อกภายใน (เช่น การโอนสต็อกจากโรงงานไปยังคลังสินค้า)
- อาจต้องมีข้อมูลรายการสินค้าจำหน่ายออกเพิ่มเติม เพื่อจำหน่ายวัตถุดิบออกไปยังฝ่ายผลิต
การตั้งค่าประเภทข้อมูลรายการที่แนะนำ
- คอลัมน์สินค้าคงคลังของสถานะกำหนดว่าข้อมูลรายการจะถูกนับรวมเมื่อคำนวณสินค้าคงคลังหรือไม่
- หากธุรกรรมอยู่ในสถานะที่ทำเครื่องหมายคอลัมน์สินค้าคงคลังไว้ สินค้าคงคลังจะถูกปรับตามตัวเลือกแยกประเภท
- ตัวเลือกแยกประเภทยังช่วยในการคัดลอกข้อมูลรายการ และทำให้แน่ใจว่ารายการจะถูกคัดลอกไปยังข้อมูลรายการที่เกี่ยวข้อง
| ประเภทข้อมูลรายการ | สถานะ: คอลัมน์สินค้าคงคลัง | สถานะ: คอลัมน์สินค้าคงคลัง คำอธิบาย | ตัวเลือกแยกประเภท | แยกประเภท คำอธิบาย |
|---|---|---|---|---|
| ใบเสนอราคา | N/A | การดำเนินการจะเริ่มเมื่อคัดลอกใบเสนอราคาไปยังธุรกรรมอื่นเท่านั้น (เช่น ใบสั่งซื้อขาย) | N/A | การดำเนินการจะเริ่มเมื่อคัดลอกใบเสนอราคาไปยังธุรกรรมอื่นเท่านั้น (เช่น ใบสั่งซื้อขาย) |
ใบแจ้งหนี้ลูกค้า / ใบส่งของ ไม่มีธุรกรรมสินค้าจำหน่ายออก | ทำเครื่องหมายสำหรับ ใช้งานอยู่ และ เสร็จสมบูรณ์ | เมื่อจำหน่ายสต็อกออกให้ลูกค้า ต้องตัดออกจากสต็อก สามารถทำเครื่องหมายคอลัมน์สำหรับใบแจ้งหนี้หรือใบส่งของอย่างใดอย่างหนึ่ง แต่ไม่ใช่ทั้งสองอย่าง | จำหน่ายออก | การแยกประเภทจำหน่ายออกแสดงว่าสต็อกถูกจำหน่ายออกให้ลูกค้าแล้ว ปริมาณจะถูกหักออกจากสต็อกคงเหลือ ต้องตั้งค่าการแยกประเภทสำหรับใบแจ้งหนี้หรือใบส่งของอย่างใดอย่างหนึ่ง (ตามที่เลือกไว้ในตัวเลือกสถานะ) แต่ไม่ใช่ทั้งสองอย่าง |
ใบแจ้งหนี้ลูกค้า / ใบส่งของ คัดลอกไปยังหรือจากข้อมูลรายการสินค้าจำหน่ายออก | N/A | สินค้าคงคลังจะถูกจัดการโดยธุรกรรมสินค้าจำหน่ายออก | N/A | สินค้าคงคลังจะถูกจัดการโดยธุรกรรมสินค้าจำหน่ายออก |
| ใบสั่งซื้อขาย | ทำเครื่องหมายสำหรับใช้งานอยู่เท่านั้น | สินค้าคงคลังจะถูกตรวจสอบเฉพาะเมื่อใบสั่งซื้อขายอยู่ในสถานะใช้งานอยู่ เมื่อใบสั่งซื้อขายอยู่ในสถานะเสร็จสมบูรณ์ ไม่ควรมีผลต่อสินค้าคงคลังอีก | มีรายการในสต็อก = จอง ต้องผลิตรายการ = ผลิต ต้องซื้อรายการ = การซื้อ | ต้องจองสต็อกคงเหลือไว้เพื่อให้สงวนไว้สำหรับคำสั่งซื้อ การแยกประเภทผลิตและการซื้อไม่มีผลต่อสินค้าคงคลัง การแยกประเภทเหล่านี้ช่วยในการใช้กฎการคัดลอก เพื่อให้รายการที่ถูกต้องถูกคัดลอกไปยังข้อมูลรายการที่ถูกต้อง |
| ใบสั่งซื้อ | ทำเครื่องหมายสำหรับใช้งานอยู่เท่านั้น | เมื่อได้รับสต็อกแล้ว ควรทำเครื่องหมายใบสั่งซื้อว่าเสร็จสมบูรณ์ และไม่ควรมีผลต่อสินค้าคงคลังอีก | ระหว่างการสั่งซื้อ | การแยกประเภทระหว่างการสั่งซื้อแสดงว่าได้สั่งซื้อสต็อกแล้ว |
| ใบสั่งงาน | ทำเครื่องหมายสำหรับใช้งานอยู่เท่านั้น | เมื่อสต็อก (วัสดุ) พร้อมแล้ว ควรทำเครื่องหมายใบสั่งงานว่าเสร็จสมบูรณ์ และไม่ควรมีผลต่อสินค้าคงคลังอีก | ระหว่างการสั่งซื้อ | การแยกประเภทระหว่างการสั่งซื้อแสดงว่าสต็อกกำลังอยู่ระหว่างการผลิต |
ใบแจ้งหนี้ซัพพลายเออร์ ไม่มีธุรกรรมสินค้ารับเข้า | ทำเครื่องหมายสำหรับ ใช้งานอยู่ และ เสร็จสมบูรณ์ | ขึ้นอยู่กับวิธีที่คุณใช้สถานะใช้งานอยู่และเสร็จสมบูรณ์ภายในองค์กร ควรทำเครื่องหมายคอลัมน์สินค้าคงคลังสำหรับทุกสถานะที่ธุรกรรมแน่นอนแล้ว (คือ สต็อกมาถึงแล้ว) | รับ | การแยกประเภทรับแสดงว่าได้รับสต็อกแล้ว ปริมาณจะถูกเพิ่มเข้าในสต็อกคงเหลือ |
ใบแจ้งหนี้ซัพพลายเออร์ คัดลอกไปยังหรือจากธุรกรรมสินค้ารับเข้า | N/A | สินค้าคงคลังจะถูกจัดการโดยธุรกรรมสินค้ารับเข้า | N/A | สินค้าคงคลังจะถูกจัดการโดยธุรกรรมสินค้ารับเข้า |
| สินค้าจำหน่ายออก | ทำเครื่องหมายสำหรับ เสร็จสมบูรณ์ | เมื่อจำหน่ายสต็อกออกให้ลูกค้าหรือใบสั่งงาน ต้องตัดออกจากสต็อก | จำหน่ายออก | การแยกประเภทจำหน่ายออกแสดงว่าสต็อกถูกจำหน่ายออกไปยังฝ่ายผลิต (ใบสั่งงาน) หรือลูกค้า (ใบส่งของหรือใบแจ้งหนี้) ปริมาณจะถูกหักออกจากสต็อกคงเหลือ |
| สินค้าส่งคืน | ทำเครื่องหมายสำหรับ เสร็จสมบูรณ์ | เมื่อสต็อกถูกส่งคืน ต้องเพิ่มกลับเข้าในสต็อกคงเหลือ สต็อกอาจถูกส่งคืนจากบัญชีลูกค้า (สินค้าสำเร็จรูปที่ถูกปฏิเสธ) สต็อกอาจถูกส่งคืนจากใบสั่งงาน (วัตถุดิบที่ไม่ได้ใช้ หรือสินค้าสำเร็จรูปสำหรับคำสั่งซื้อในอนาคต) | รับ | การแยกประเภทรับแสดงว่าได้รับสต็อกแล้ว ปริมาณจะถูกเพิ่มเข้าในสต็อกคงเหลือ |
| การปรับสต็อก | ทำเครื่องหมายสำหรับ เสร็จสมบูรณ์ | การปรับสต็อกต้องเป็นแบบถาวร | N/A | การตั้งค่าประเภทข้อมูลรายการเฉพาะจะจัดการธุรกรรมการปรับสต็อก โดยไม่ใช้การแยกประเภท |
ตัวอย่างกฎการคัดลอก
ภาพหน้าจอนี้แสดงวิธีใช้ตัวเลือกแยกประเภทเมื่อคัดลอกใบสั่งซื้อขาย
