ตัวอย่างการตั้งค่า – ใบเสนอราคา
- ใบเสนอราคาใช้แจ้งราคาสินค้าและบริการให้ลูกค้าทราบล่วงหน้า
- ใบเสนอราคาไม่ลงบัญชีแยกประเภท (คือ ไม่มีผลต่อการบันทึกบัญชี)
- ประมาณการ ข้อเสนอ และรายการอื่นทั้งหมดสามารถป้อนในใบเสนอราคาได้
- ข้อมูลการเรียกเก็บเงินสามารถสร้างไว้ล่วงหน้าเป็นรายการสินค้าพร้อมราคาขายได้
- ใบเสนอราคายังสามารถมีรายการที่กำหนดเองได้ ในกรณีนี้ ผู้สร้างใบเสนอราคาต้องป้อนข้อมูลและราคาเองเมื่อสร้างใบเสนอราคา
- หมายเลขเวอร์ชันช่วยให้ลูกค้ามีตัวเลือกที่แตกต่างกันสำหรับสินค้าเดียวกัน
- การเชื่อมโยงใบเสนอราคากับปฏิทินเป็นตัวเลือกเสริม ในตัวอย่างนี้ ใบเสนอราคาเชื่อมโยงกับปฏิทินกิจกรรม
- ในตัวอย่างนี้ ใบเสนอราคาที่ได้รับการยอมรับจะถูกคัดลอกไปยังใบสั่งซื้อขาย
💡หน้านี้แสดงตัวอย่างการตั้งค่าประเภทข้อมูลรายการสำหรับใบเสนอราคา
ส่วนหัว
- คำอธิบาย: ใบเสนอราคา
- โค้ด: CUS QT
- เอนทิตี: ทั้งหมด
การตั้งค่าระบบ (แท็บ)
- ส่วนนี้แสดงการตั้งค่าที่จำเป็นและการตั้งค่าเพิ่มเติมที่ใช้ปรับแต่งใบเสนอราคาได้
- การตั้งค่าที่มีคำว่า ค่าเริ่มต้นที่กำหนด อยู่ในชื่อ สามารถเปลี่ยนได้ขณะบันทึกข้อมูลรายการ
| ตั้งค่า | คำอธิบาย | มูลค่า | จำเป็นเมื่อใด |
|---|---|---|---|
| การบัญชี > สกุลเงินต่างๆ | เลือกสกุลเงินที่ใช้กับประเภทข้อมูลรายการ ตัวเลือกมีดังนี้:
| เลือกตัวเลือกจากรายการดรอปดาวน์ | หากใช้หลายสกุลเงิน หากเปลี่ยนการตั้งค่านี้ในประเภทข้อมูลรายการหนึ่ง ต้องเปลี่ยนการตั้งค่านี้ในประเภทข้อมูลรายการทั้งหมดในลำดับข้อมูลรายการเดียวกันด้วย (เช่น ใบเสนอราคา > ใบสั่งซื้อขาย > ใบแจ้งหนี้ลูกค้า) |
| การบัญชี > ประเภทเดบิต | เลือกจากรายการดรอปดาวน์ของประเภทบัญชี ตัวเลือกมีดังนี้:
| ลูกค้า | ทุกครั้ง |
| การบัญชี > ค่าเริ่มต้นที่กำหนด – มัดจำ % | ป้อนเปอร์เซ็นต์มัดจำเริ่มต้นที่ลูกค้าต้องชำระ หรือที่ต้องชำระให้ซัพพลายเออร์ | 50 | หากลูกค้าต้องชำระเงินมัดจำ |
| การบัญชี > ค่าเริ่มต้นที่กำหนด – ราคารวมภาษีมูลค่าเพิ่ม | ช่องทำเครื่องหมาย หากเลือกไว้ ราคาจะรวมภาษีมูลค่าเพิ่ม กำหนดวิธีคำนวณภาษีมูลค่าเพิ่ม
| ทำเครื่องหมายในช่องทำเครื่องหมาย | หากต้องการป้อนราคารวมภาษีมูลค่าเพิ่ม (แทนราคาไม่รวมภาษีมูลค่าเพิ่ม) |
| การบัญชี > ค่าเริ่มต้นที่กำหนด – ประเภทภาษีมูลค่าเพิ่ม | เลือก ประเภทภาษีมูลค่าเพิ่ม เริ่มต้นสำหรับประเภทข้อมูลรายการจากรายการดรอปดาวน์ของประเภทภาษีมูลค่าเพิ่มทั้งหมดที่สร้างไว้ | เลือก มาตรฐาน ประเภทภาษีมูลค่าเพิ่ม | หากคุณจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม |
| ปฏิทิน > เปิดใช้งานวันสิ้นสุด (ป้อนคำบรรยาย) | ป้อนคำบรรยายสำหรับวันสิ้นสุดของข้อมูลรายการบนปฏิทิน | สิ้นสุดกิจกรรม | หากคุณเชื่อมโยงใบเสนอราคากับปฏิทิน |
| ปฏิทิน > เปิดใช้งานวันที่เริ่มต้น (ป้อนคำบรรยาย) | ป้อนคำบรรยายสำหรับวันที่เริ่มต้นของข้อมูลรายการบนปฏิทิน | เริ่มกิจกรรม | หากคุณเชื่อมโยงใบเสนอราคากับปฏิทิน |
| ปฏิทิน > ปฏิทินรีซอร์ส (รายการข้อมูลรายการ) | เลือกประเภทปฏิทินสำหรับข้อมูลรายการจากรายการดรอปดาวน์ | กิจกรรม ให้สร้างปฏิทินสำหรับกิจกรรมที่คุณเสนอราคาก่อน แล้วเลือกปฏิทินนั้นที่นี่ | หากคุณเชื่อมโยงใบเสนอราคากับปฏิทิน |
| ปฏิทิน > กำหนดจำนวนจากปฏิทิน (ระยะเวลาระหว่างวันที่เริ่มต้นและวันสิ้นสุด) | ช่องทำเครื่องหมาย หากทำเครื่องหมาย ระยะเวลาในข้อมูลรายการจะเปลี่ยนเป็นชั่วโมงทำงานระหว่างวันที่เริ่มต้นและวันสิ้นสุดบนปฏิทินโดยอัตโนมัติ จำนวนจะถูกปัดเศษตามหน่วยที่เล็กที่สุดของปฏิทิน คำนวณจำนวนวันตามรูปแบบเช็คอิน/เช็คเอาต์: 12/10/25 – 13/10/25 = 1 วัน วิธีอัปเดตข้อมูลรายการ:
| ทำเครื่องหมายในช่องทำเครื่องหมาย | หากใช้ปฏิทินและวันที่เริ่มต้นกับวันสิ้นสุดไม่ได้อยู่ในวันเดียวกัน |
| ค่าเริ่มต้นที่กำหนด > ค่าเริ่มต้นที่กำหนด – ตัวกรองข้อมูล | ตัวกรองเริ่มต้นเมื่อคุณดูรายการข้อมูลรายการของประเภทข้อมูลรายการนี้ (เช่น เดือนนี้ รอดำเนินการ) | เลือกตัวเลือกจากรายการดรอปดาวน์ | ค่าเริ่มต้นคือ รอดำเนินการ & ใช้งานอยู่ เพิ่มการตั้งค่านี้หากต้องการตัวกรองเริ่มต้นอื่น |
| การประมาณการ > เปิดใช้งานการประมาณการ | เลือกตัวเลือกจากรายการดรอปดาวน์:
| ใบเสนอราคา | หากราคาอิงตามประมาณการ |
| ทั่วไป > เพิ่มรายการจากหมวดหมู่ต่อไปนี้ | จำกัดรายการที่เพิ่มได้ให้เฉพาะรายการในหมวดหมู่ที่เลือก คลิก แก้ไข ในคอลัมน์ มูลค่า แล้วเลือกหมวดหมู่ | คลิก แก้ไข ย้ายหมวดหมู่จากส่วน ว่าง ไปยังส่วน เลือกไว้ เพื่อรวมหมวดหมู่นั้น ย้ายหมวดหมู่จากส่วน เลือกไว้ ไปยังส่วน ว่าง เพื่อนำหมวดหมู่นั้นออก | หากต้องการจำกัดรายการสินค้าที่เพิ่มในใบเสนอราคาได้ (เช่น เฉพาะสินค้าสำเร็จรูป) |
| ทั่วไป > เพิ่มไปยังผู้ติดตาม | เลือกตัวเลือกผู้ติดตามจากรายการดรอปดาวน์ เลือกได้หลายตัวเลือก:
| ตัวแทน | หากต้องการส่งใบเสนอราคาทางอีเมลถึงผู้รับหลายคน (เช่น ลูกค้าและตัวแทน) |
| ทั่วไป > การค้นหาคอนแท็กต์ | เลือกช่องข้อมูลของคอนแท็กต์ที่จะแสดงเมื่อเลือกคอนแท็กต์สำหรับข้อมูลรายการจากรายการดรอปดาวน์ ตัวเลือกมีดังนี้:
| เลือกตัวเลือกจากรายการดรอปดาวน์ | หากต้องการค้นหาคอนแท็กต์ด้วยช่องข้อมูลอื่นนอกเหนือจากชื่อ (เช่น ตามตำแหน่ง) |
| ทั่วไป > เปิดใช้งานที่อยู่ | เลือกที่อยู่ที่จะเปิดใช้ในข้อมูลรายการจากรายการดรอปดาวน์ เลือกได้หนึ่งหรือทั้งสองอย่าง:
| เลือก การจัดส่ง เลือก การเรียกเก็บเงิน ด้วยหากต้องการแสดงที่อยู่สำหรับเรียกเก็บเงิน | หากคุณคิดค่าจัดส่งตามที่อยู่ที่ระบุ ซึ่งควรแสดงที่อยู่นั้น |
| ทั่วไป > เปิดใช้งานอาร์ตเวิร์ค | ช่องทำเครื่องหมาย หากทำเครื่องหมาย จะเปิดใช้อาร์ตเวิร์คและอัปโหลดเป็นไฟล์แนบในรายการของข้อมูลรายการได้ | ทำเครื่องหมายในช่องทำเครื่องหมาย | หากต้องการแนบอาร์ตเวิร์คไปกับใบเสนอราคา |
| ทั่วไป > เปิดใช้งานสินทรัพย์ | ช่องทำเครื่องหมาย หากทำเครื่องหมาย คุณสามารถเลือกสินทรัพย์จากรายการดรอปดาวน์ได้ | ทำเครื่องหมายในช่องทำเครื่องหมาย | หากใบเสนอราคาของคุณเกี่ยวข้องกับการบริการหรือซ่อมแซมทรัพย์สินของลูกค้า |
| ทั่วไป > เปิดใช้งานบริษัท | เลือกประเภทบริษัทที่ควรอยู่ในส่วนหัว:
| บัญชีลูกค้า (ทั้งหมด) เลือก บัญชีลูกค้า (ใช้งานอยู่) แทน เพื่อไม่รวมลูกค้าที่ถูกระงับ | ทุกครั้ง |
| ทั่วไป > เปิดใช้งานวันครบกำหนด (ป้อนคำบรรยาย) | ป้อนคำบรรยายหากควรเพิ่มช่องข้อมูล วันครบกำหนด ในข้อมูลรายการ (เช่น วันครบกำหนด) | วันที่จัดกิจกรรม | หากต้องการระบุวันที่ (เช่น วันที่จัดกิจกรรม หรือวันที่ที่สินค้าควรพร้อมภายในองค์กร) |
| ทั่วไป > เปิดใช้งานเอนทิตี | เลือกตัวเลือกจากรายการนี้:
| สาขา | หากจัดสรรข้อมูลรายการให้สาขา |
| ทั่วไป > เปิดใช้งานข้อเสนอ | ช่องทำเครื่องหมาย หากทำเครื่องหมาย จะสร้างข้อเสนอจากข้อมูลรายการได้ | ทำเครื่องหมายในช่องทำเครื่องหมาย | หากต้องการใช้ข้อเสนอ |
| ทั่วไป > เปิดใช้งานวันที่ต้องการ (ป้อนคำบรรยาย) | ป้อนคำบรรยายหากควรเพิ่มช่องข้อมูล วันที่ต้องการ ในข้อมูลรายการ (เช่น วันที่ต้องการ) | วันที่ต้องการ | หากต้องการระบุวันที่ที่ลูกค้าต้องการสินค้าหรือบริการ |
| ทั่วไป > เปิดใช้งานพนักงาน | เลือกวิธีมอบหมายข้อมูลรายการ:
| ตัวแทน | หากต้องการเลือกตัวแทน หรือมอบหมายการติดตามใบเสนอราคาให้พนักงานคนอื่นที่ไม่ใช่ตัวแทน |
| ทั่วไป > เปิดใช้งานหมายเลขเวอร์ชัน | ช่องทำเครื่องหมาย หากทำเครื่องหมาย จะเปิดใช้งานหมายเลขเวอร์ชัน (เช่น เวอร์ชันของใบเสนอราคา) ไม่สามารถเปลี่ยนการตั้งค่านี้ได้หากมีข้อมูลรายการแล้ว | ทำเครื่องหมายในช่องทำเครื่องหมาย | หากใบเสนอราคาของคุณมีสินค้าเดียวกันหลายแบบ (เช่น โบรชัวร์ที่พิมพ์บนกระดาษด้าน (เวอร์ชัน 1) หรือกระดาษมัน (เวอร์ชัน 2)) |
| ทั่วไป > ค้นหาข้อมูลอ้างอิง | ป้อนรายการตัวเลือก ข้อมูลอ้างอิง | คลิกคอลัมน์ มูลค่า ป้อนข้อมูลอ้างอิง บรรทัดละหนึ่งรายการ ทำเครื่องหมาย ปรับสูงอัตโนมัติ เพื่อแสดงรายการทั้งหมด | หากต้องการให้ผู้บันทึกใบเสนอราคาเลือกข้อมูลอ้างอิงแทนการป้อน |
| ทั่วไป > เลขที่ข้อมูลรายการ | กำหนดวิธีการกำหนดเลขที่ข้อมูลรายการเมื่อสร้างประเภทข้อมูลรายการครั้งแรก ตัวเลือกมีดังนี้:
คำเตือนจะปรากฏบนแถบคำเตือนสีส้มหากคุณป้อนหมายเลขข้อมูลรายการซ้ำ
ไม่สามารถเปลี่ยนการตั้งค่านี้ได้หากมีข้อมูลรายการแล้ว | เลือกตัวเลือกจากรายการดรอปดาวน์ (เช่น สร้าง (เอนทิตี)) | หากคุณใช้หลายเอนทิตีที่ออกเอกสารของตนเอง |
| รายการข้อมูลรายการ > เปิดใช้งานการเพิ่มรายการ | ระบุประเภทของรายการที่สามารถเพิ่มลงในข้อมูลรายการได้ ตัวเลือกมีดังนี้:
ปุ่มทั้งหมดสำหรับเพิ่มรายการยังคงแสดงอยู่ ฟีเจอร์ที่ถูกปิดใช้จะแสดงข้อความแจ้งข้อผิดพลาดเมื่อคลิก | เลือกตัวเลือกจากรายการดรอปดาวน์ | หากต้องการจำกัดประเภทของรายการสินค้าที่เพิ่มได้ |
หมวดสถานะ (แท็บ)
- คุณสามารถสร้างสถานะได้ไม่จำกัดจำนวน
- อย่างไรก็ตาม มีกลุ่มสถานะเพียงสี่กลุ่ม:
- รอดำเนินการ
- ใช้งานอยู่
- เสร็จสมบูรณ์
- ยกเลิกแล้ว
- สถานะแรกควรอนุญาตให้แก้ไขได้
- สถานะสุดท้ายไม่ควรอนุญาตให้แก้ไข
- หากทำเครื่องหมายที่การตั้งค่า การบัญชี > เปิดใช้งานการบัญชี ไว้ ควรมีอย่างน้อยหนึ่งสถานะที่ทำเครื่องหมายในคอลัมน์ การบัญชี
- หากใช้สินค้าคงคลัง ควรมีอย่างน้อยหนึ่งสถานะที่ทำเครื่องหมายในคอลัมน์ สินค้าคงคลัง
- หากอนุญาตให้แก้ไขได้ขณะที่ทำเครื่องหมายในคอลัมน์สินค้าคงคลังหรือการบัญชี ควรถือว่ารายงานการบัญชีหรือสินค้าคงคลังเป็นข้อมูลชั่วคราว
กลุ่มหมวดหมู่ (แท็บ)
- ใช้หมวดหมู่เพื่อจัดเรียงระเบียน
- หมวดหมู่ที่คุณเลือกควรมีความหมายต่อธุรกิจของคุณ
- การใช้หมวดหมู่เป็นทางเลือก แต่แนะนำให้ใช้
- สามารถคัดลอกหมวดหมู่จากประเภทข้อมูลรายการอื่นได้ หมวดหมู่ที่มีอยู่จะถูกแทนที่ด้วยหมวดหมู่ที่คัดลอกมา
กฎการคัดลอก (แท็บ)
- กฎการคัดลอก กำหนดว่าจะคัดลอกข้อมูลรายการได้เมื่อใด
- แม้ว่าจะมีข้อมูลรายการสองรายการเกี่ยวข้องกับการคัดลอก คุณสร้างกฎการคัดลอกเพียงกฎเดียวเท่านั้น
- ต้องตั้งค่าการเข้าถึงของผู้ใช้สำหรับกฎการคัดลอกแต่ละกฎ
- คุณสามารถคัดลอกข้อมูลรายการโดยอัตโนมัติได้โดยเลือกสถานะ ทริกเกอร์
เอาต์พุตเอกสาร (แท็บ)
- เอาต์พุตเอกสารคือฟอร์มที่ใช้พิมพ์ ดูตัวอย่าง หรือส่งอีเมลข้อมูลรายการ (เช่น ใบแจ้งหนี้)
- มีเทมเพลตค่าเริ่มต้นให้ เทมเพลตเหล่านี้จะแสดงชื่อบริษัท โลโก้ และรายละเอียดธนาคารของคุณโดยอัตโนมัติ ตามที่กรอกไว้ในแท็บ เอาต์พุต ของเอนทิตีที่ลงทะเบียน
- คุณสามารถแก้ไขเทมเพลตเหล่านี้เพื่อเพิ่มหรือตัดข้อมูลออก
- คุณยังสามารถสร้าง ฟอร์มและเทมเพลต ของคุณเองตั้งแต่ต้นได้
