ตัวอย่างการตั้งค่า – ใบเพิ่มหนี้ซัพพลายเออร์
- ใบเพิ่มหนี้ซัพพลายเออร์ คือยอดเครดิตที่ได้รับจากซัพพลายเออร์เมื่อ:
- คุณส่งคืนสินค้าให้ซัพพลายเออร์
- ซัพพลายเออร์ส่งสินค้ามาไม่ครบ
- คุณสอบถามเรื่องราคาแล้วซัพพลายเออร์ตกลงลดราคาให้
- โดยทั่วไปซัพพลายเออร์เป็นผู้สร้างเลขที่ใบเพิ่มหนี้ ใน QuickEasy BOS ใช้ได้ทั้งช่องเลขที่ใบเพิ่มหนี้หรือช่องข้อมูลอ้างอิง เพื่อบันทึกเลขที่ใบเพิ่มหนี้ของซัพพลายเออร์
- การตั้งค่า ทั่วไป > เลขที่ข้อมูลรายการ เป็นตัวกำหนดว่าคุณจะแก้ไขช่องเลขที่ได้ หรือระบบจะสร้างเลขที่ให้อัตโนมัติ
- แก้ไข: ป้อนเลขที่ใบเพิ่มหนี้ต้นฉบับในช่องเลขที่ได้
- สร้างอัตโนมัติ: ใบเพิ่มหนี้ซัพพลายเออร์จะได้รับเลขที่จากระบบ ต้องใช้ช่อง ข้อมูลอ้างอิง เพื่อป้อนเลขที่ใบเพิ่มหนี้ต้นฉบับ
- การตั้งค่า ทั่วไป > เลขที่ข้อมูลรายการ เป็นตัวกำหนดว่าคุณจะแก้ไขช่องเลขที่ได้ หรือระบบจะสร้างเลขที่ให้อัตโนมัติ
- ใช้สถานะ (รอใบเพิ่มหนี้) หรือเลขที่ (เลขที่รอดำเนินการ) เป็นตัวแทน เพื่อระบุว่ามีใบเพิ่มหนี้ที่ถึงกำหนดแต่ยังไม่ได้รับก็ได้
- คัดลอกและแก้ไขใบแจ้งหนี้ซัพพลายเออร์เพื่อสร้างใบเพิ่มหนี้ เพื่อให้แน่ใจว่าเดบิตและเครดิตลงในบัญชีแยกประเภทเดียวกัน
- ในตัวอย่างนี้ สต็อกที่ส่งคืนจะถูกจองไว้ขณะที่ใบเพิ่มหนี้อยู่ในสถานะ รอดำเนินการ (การแยกประเภท จอง) เมื่อตั้งใบเพิ่มหนี้เป็น เสร็จสมบูรณ์ ระบบจะสร้างข้อมูลรายการ สินค้าส่งคืน (ซัพพลายเออร์) โดยอัตโนมัติ และสต็อกจะยังคงถูกจองไว้จนกว่าข้อมูลรายการนั้นจะเสร็จสมบูรณ์
💡หน้านี้ให้ตัวอย่างการตั้งค่าประเภทข้อมูลรายการสำหรับใบเพิ่มหนี้ซัพพลายเออร์
ในตัวอย่างนี้ ใบเพิ่มหนี้ซัพพลายเออร์จะผ่านรายการไปยังบัญชีแยกประเภท (เดบิต ซัพพลายเออร์, เครดิต สต็อกคงเหลือ)
ส่วนหัว
- คำอธิบาย: ใบเพิ่มหนี้ซัพพลายเออร์
- โค้ด: SUP DN
- เอนทิตี: ทั้งหมด
การตั้งค่าระบบ (แท็บ)
- ส่วนนี้แสดงรายการการตั้งค่าที่บังคับและที่เลือกได้ ซึ่งใช้ปรับแต่งใบเพิ่มหนี้ซัพพลายเออร์ได้
- การตั้งค่าที่มีคำว่า ค่าเริ่มต้นที่กำหนด อยู่ในชื่อ สามารถเปลี่ยนได้ขณะบันทึกข้อมูลรายการ
| ตั้งค่า | คำอธิบาย | มูลค่า | จำเป็นเมื่อใด |
|---|---|---|---|
| การบัญชี > ประเภทเครดิต | เลือกจากรายการดรอปดาวน์ของประเภทบัญชี ตัวเลือกมีดังนี้:
| บัญชีแยกประเภท | ทุกครั้ง |
| การบัญชี > สกุลเงินต่างๆ | เลือกสกุลเงินที่ใช้กับประเภทข้อมูลรายการ ตัวเลือกมีดังนี้:
| ทั้งหมด | หากใช้หลายสกุลเงิน |
| การบัญชี > ประเภทเดบิต | เลือกจากรายการดรอปดาวน์ของประเภทบัญชี ตัวเลือกมีดังนี้:
| ซัพพลายเออร์ | ทุกครั้ง |
| การบัญชี > ค่าเริ่มต้นที่กำหนด – บัญชีเครดิต | เลือกบัญชีค่าเริ่มต้นจากรายการดรอปดาวน์ | สต็อกคงเหลือ | หากต้องการระบุบัญชีที่ต้องเครดิต |
| การบัญชี > ค่าเริ่มต้นที่กำหนด – ราคารวมภาษีมูลค่าเพิ่ม | ช่องทำเครื่องหมาย หากเลือกไว้ ราคาจะรวมภาษีมูลค่าเพิ่ม กำหนดวิธีคำนวณภาษีมูลค่าเพิ่ม
| ทำเครื่องหมายในช่องทำเครื่องหมาย | หากต้องการใช้ราคาแบบรวมภาษีมูลค่าเพิ่มโดยเฉพาะ |
| การบัญชี > ค่าเริ่มต้นที่กำหนด – หมวดหมู่ภาษีมูลค่าเพิ่ม (อินพุต/เอาต์พุต) | เลือก หมวดหมู่ภาษีมูลค่าเพิ่ม จากตัวเลือกต่อไปนี้:
| อินพุต – (เช่น ใบเพิ่มหนี้ซัพพลายเออร์) | ทุกครั้ง หากคุณจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม |
| การบัญชี > ค่าเริ่มต้นที่กำหนด – ประเภทภาษีมูลค่าเพิ่ม | เลือก ประเภทภาษีมูลค่าเพิ่ม เริ่มต้นสำหรับประเภทข้อมูลรายการจากรายการดรอปดาวน์ของประเภทภาษีมูลค่าเพิ่มทั้งหมดที่สร้างไว้ | มาตรฐาน | ทุกครั้ง หากคุณจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม |
| การบัญชี > เปิดใช้งานการบัญชี | ช่องทำเครื่องหมาย หากทำเครื่องหมาย จะเปิดใช้งานการบัญชี หากไม่ได้ทำเครื่องหมาย ข้อมูลรายการจะถูกสร้างในโมดูล แต่จะไม่ถูกลงบัญชีแยกประเภท | ทำเครื่องหมายในช่องทำเครื่องหมาย | ทุกครั้ง |
| การบัญชี > การกำหนดราคา | เลือกตัวเลือกการกำหนดราคาจากรายการดรอปดาวน์:
| ราคาซัพพลายเออร์ | ทุกครั้ง |
| ค่าเริ่มต้นที่กำหนด > ค่าเริ่มต้นที่กำหนด – ตัวกรองข้อมูล | ตัวกรองเริ่มต้นเมื่อคุณดูรายการข้อมูลรายการของประเภทข้อมูลรายการนี้ (เช่น เดือนนี้ รอดำเนินการ) | เลือกตัวเลือกจากรายการดรอปดาวน์ | ตัวกรองเริ่มต้นคือ:
|
| ทั่วไป > เพิ่มรายการจากหมวดหมู่ต่อไปนี้ | จำกัดรายการที่เพิ่มได้ให้เฉพาะรายการในหมวดหมู่ที่เลือก คลิก แก้ไข ในคอลัมน์ มูลค่า แล้วเลือกหมวดหมู่ | คลิก แก้ไข ย้ายหมวดหมู่จากส่วนว่างไปยังส่วนเลือกไว้เพื่อรวมหมวดหมู่นั้น ย้ายหมวดหมู่จากส่วนเลือกไว้ไปยังส่วนว่างเพื่อยกเว้นหมวดหมู่นั้น | หากต้องการจำกัดรายการที่เพิ่มลงในใบเพิ่มหนี้ซัพพลายเออร์ได้ |
| ทั่วไป > เพิ่มไปยังผู้ติดตาม | เลือกตัวเลือกผู้ติดตามจากรายการดรอปดาวน์ เลือกได้หลายตัวเลือก:
| ทำเครื่องหมายในช่องทำเครื่องหมายของทุกกลุ่มที่ต้องการส่งใบเพิ่มหนี้ไปให้ | หากต้องการให้หลายคนได้รับสำเนาใบเพิ่มหนี้เมื่อส่งทางอีเมล |
| ทั่วไป > การค้นหาคอนแท็กต์ | เลือกช่องข้อมูลคอนแท็กต์ที่จะรวมไว้เมื่อคุณเลือกคอนแท็กต์ให้ข้อมูลรายการจากรายการแบบดรอปดาวน์ ตัวเลือกมีดังนี้:
| เลือกตัวเลือกที่เหมาะสมจากรายการดรอปดาวน์ | หากต้องการเลือกคอนแท็กต์ตามตำแหน่งหรือโลเคชั่น |
| ทั่วไป > เปิดใช้งานอาร์ตเวิร์ค | ช่องทำเครื่องหมาย หากทำเครื่องหมาย จะเปิดใช้อาร์ตเวิร์คและอัปโหลดเป็นไฟล์แนบในรายการของข้อมูลรายการได้ | ทำเครื่องหมายในช่องทำเครื่องหมาย | หากต้องการแสดงอาร์ตเวิร์คในใบเพิ่มหนี้ |
| ทั่วไป > เปิดใช้งานสินทรัพย์ | ช่องทำเครื่องหมาย หากทำเครื่องหมาย คุณสามารถเลือกสินทรัพย์จากรายการดรอปดาวน์ได้ | ทำเครื่องหมายในช่องทำเครื่องหมาย | หากต้องการเปิดใช้งานสินทรัพย์ในใบเพิ่มหนี้ซัพพลายเออร์ |
| ทั่วไป > เปิดใช้งานบริษัท | เลือกประเภทบริษัทที่ควรอยู่ในส่วนหัว:
| ซัพพลายเออร์ (ทั้งหมด) | ทุกครั้ง |
| ทั่วไป > เปิดใช้งานเอนทิตี | เลือกตัวเลือกจากรายการดรอปดาวน์:
| สาขา | หากต้องการจัดสรรใบเพิ่มหนี้ซัพพลายเออร์ให้สาขา |
| ทั่วไป > ค้นหาข้อมูลอ้างอิง | ป้อนรายการตัวเลือก ข้อมูลอ้างอิง | คลิกคอลัมน์ มูลค่า แล้วป้อนรายการตัวเลือก บรรทัดละหนึ่งรายการ ทำเครื่องหมายในช่อง ปรับสูงอัตโนมัติ เพื่อแสดงรายการตัวเลือกทั้งหมด | หากคุณต้องการให้พนักงานเลือกข้อมูลอ้างอิงจากรายการตัวเลือกแทนการป้อนเอง |
| ทั่วไป > เลขที่ข้อมูลรายการ | กำหนดวิธีการกำหนดเลขที่ข้อมูลรายการเมื่อสร้างประเภทข้อมูลรายการครั้งแรก ตัวเลือกมีดังนี้:
คำเตือนจะปรากฏบนแถบคำเตือนสีส้มหากคุณป้อนหมายเลขข้อมูลรายการซ้ำ
ไม่สามารถเปลี่ยนการตั้งค่านี้ได้หากมีข้อมูลรายการอยู่แล้ว | แก้ไข (ข้อความ) | หากต้องการป้อนเลขที่ใบเพิ่มหนี้ของซัพพลายเออร์ในช่องเลขที่เอกสาร |
| สินค้าคงคลัง > เปิดใช้งานการแยกประเภท | ระบุสิ่งที่ต้องเกิดขึ้นกับรายการสินค้าคงคลัง ตัวเลือกมีดังนี้:
| จอง | หากคืนสินค้าให้ซัพพลายเออร์ (สต็อกจะยังคงถูกจองไว้จนกว่าข้อมูลรายการสินค้าส่งคืน – ซัพพลายเออร์ จะเสร็จสมบูรณ์) |
| รายการข้อมูลรายการ > เปิดใช้งานการเพิ่มรายการ | ระบุประเภทของรายการที่สามารถเพิ่มลงในข้อมูลรายการได้ ตัวเลือกมีดังนี้:
ปุ่มทั้งหมดสำหรับเพิ่มรายการยังคงแสดงอยู่ ฟีเจอร์ที่ถูกปิดใช้จะแสดงข้อความแจ้งข้อผิดพลาดเมื่อคลิก | เลือกตัวเลือกจากรายการดรอปดาวน์ (เช่น รายการ เพื่อป้องกันรายการกำหนดเอง) | หากต้องการจำกัดรายการที่เพิ่มลงในใบเพิ่มหนี้ได้ |
หมวดสถานะ (แท็บ)
- คุณสามารถสร้างสถานะได้ไม่จำกัดจำนวน
- อย่างไรก็ตาม มีกลุ่มสถานะเพียงสี่กลุ่ม:
- รอดำเนินการ
- ใช้งานอยู่
- เสร็จสมบูรณ์
- ยกเลิกแล้ว
- สถานะแรกควรอนุญาตให้แก้ไขได้
- สถานะสุดท้ายไม่ควรอนุญาตให้แก้ไข
- หากทำเครื่องหมายที่การตั้งค่า การบัญชี > เปิดใช้งานการบัญชี ไว้ ควรมีอย่างน้อยหนึ่งสถานะที่ทำเครื่องหมายในคอลัมน์ การบัญชี
- หากใช้สินค้าคงคลัง ควรมีอย่างน้อยหนึ่งสถานะที่ทำเครื่องหมายในคอลัมน์ สินค้าคงคลัง
- หากอนุญาตให้แก้ไขได้ขณะที่ทำเครื่องหมายในคอลัมน์สินค้าคงคลังหรือการบัญชี ควรถือว่ารายงานการบัญชีหรือสินค้าคงคลังเป็นข้อมูลชั่วคราว
กลุ่มหมวดหมู่ (แท็บ)
- ใช้หมวดหมู่เพื่อจัดเรียงระเบียน
- หมวดหมู่ที่คุณเลือกควรมีความหมายต่อธุรกิจของคุณ
- การใช้หมวดหมู่เป็นทางเลือก แต่แนะนำให้ใช้
- สามารถคัดลอกหมวดหมู่จากประเภทข้อมูลรายการอื่นได้ หมวดหมู่ที่มีอยู่จะถูกแทนที่ด้วยหมวดหมู่ที่คัดลอกมา
ตัวอย่างนี้ไม่มีหมวดหมู่ หากต้องการจัดกลุ่มใบเพิ่มหนี้ซัพพลายเออร์ (เช่น ตามเหตุผล อย่างสินค้าส่งคืน สินค้าส่งมาไม่ครบ หรือราคาต่างกัน) ให้สร้างหมวดหมู่ของคุณเอง ใบเพิ่มหนี้ซัพพลายเออร์สร้างขึ้นโดยการคัดลอกใบแจ้งหนี้ซัพพลายเออร์ และหมวดหมู่จะถูกคัดลอกมาด้วย คุณเปลี่ยนหมวดหมู่ในข้อมูลรายการที่คัดลอกมาได้ แต่อาจลืมได้ง่าย จึงควรใช้หมวดหมู่เดียวกับประเภทข้อมูลรายการต้นทางที่คัดลอกมา ดู บทแนะนำหมวดหมู่ข้อมูลรายการ
กฎการคัดลอก (แท็บ)
- กฎการคัดลอก กำหนดว่าจะคัดลอกข้อมูลรายการได้เมื่อใด
- แม้ว่าการคัดลอกจะเกี่ยวข้องกับข้อมูลรายการสองรายการ คุณสร้างกฎการคัดลอกเพียงกฎเดียวเท่านั้น
- ต้องตั้งค่าการเข้าถึงของผู้ใช้สำหรับกฎการคัดลอกแต่ละกฎ
- คุณสามารถคัดลอกข้อมูลรายการโดยอัตโนมัติได้โดยเลือกสถานะ ทริกเกอร์
คัดลอกใบเพิ่มหนี้ซัพพลายเออร์จากใบแจ้งหนี้ซัพพลายเออร์ได้เช่นกัน (ดู ตัวอย่างการตั้งค่า – ใบแจ้งหนี้ซัพพลายเออร์)
เอาต์พุตเอกสาร (แท็บ)
- เอาต์พุตเอกสารคือฟอร์มที่ใช้พิมพ์ ดูตัวอย่าง หรือส่งอีเมลข้อมูลรายการ (เช่น ใบแจ้งหนี้)
- มีเทมเพลตค่าเริ่มต้นให้ เทมเพลตเหล่านี้จะแสดงชื่อบริษัท โลโก้ และรายละเอียดธนาคารของคุณโดยอัตโนมัติ ตามที่กรอกไว้ในแท็บ เอาต์พุต ของเอนทิตีที่ลงทะเบียน
- คุณสามารถแก้ไขเทมเพลตเหล่านี้เพื่อเพิ่มหรือตัดข้อมูลออก
- คุณยังสามารถสร้าง ฟอร์มและเทมเพลต ของคุณเองตั้งแต่ต้นได้
