บทแนะนำเอาต์พุตเอกสาร

ฟอร์มจะถูกสร้างและบันทึกเป็นเทมเพลต แล้วเชื่อมโยงกับแต่ละข้อมูลรายการ (เช่น ใบแจ้งหนี้ลูกค้า) หรือโมดูล (เช่น รายงานหนี้สินลูกค้า) เทมเพลตที่เชื่อมโยงจะถูกสร้างขึ้นเมื่อคลิก เอาต์พุต (ปุ่ม) และเลือกเทมเพลต (ดู ปุ่มเอาต์พุต)

ขั้นตอนนี้ใช้เพิ่มเทมเพลตให้กับโมดูลอื่น เช่น ประเภทบริการ ได้ด้วย

💡บทแนะนำเหล่านี้อธิบายวิธีเพิ่มเทมเพลตเอาต์พุต เชื่อมโยงกับประเภทข้อมูลรายการและโมดูล และตั้งชื่อไฟล์ของ PDF ที่ส่งทางอีเมล

วิธีเพิ่มเอาต์พุตเอกสาร#

1. ไปที่โมดูล เอาต์พุตเอกสาร (เมนูหลัก > การติดตั้ง > เอาต์พุตเอกสาร) หรือไปที่หน้าจอของโมดูลการตั้งค่า
2. คลิก เพิ่ม/แก้ไข (ปุ่ม)
3. กรอกรายละเอียดในแถวบนสุดดังนี้:
   1. โมดูล = เลือกโมดูลจากรายการดรอปดาวน์
   2. คำอธิบาย = ป้อนคำอธิบายของฟอร์ม (เช่น ใบแจ้งหนี้ลูกค้า ใบเสนอราคา)
   3. ผู้ติดตาม = เลือกตัวเลือกใดตัวเลือกหนึ่งต่อไปนี้:
      • ทั้งหมด: ส่งอีเมลถึงผู้ติดตามทั้งภายในและภายนอก
      • ภายใน: ส่งอีเมลถึงผู้ติดตามภายในเท่านั้น (เช่น พนักงาน)
      • ภายนอก: ส่งอีเมลถึงผู้ติดตามภายนอกเท่านั้น (เช่น ลูกค้า)
   4. เอาต์พุต = เลือกตัวเลือกเอาต์พุตใดตัวเลือกหนึ่งต่อไปนี้จากรายการตัวเลือก:
      • พิมพ์เท่านั้น
      • อีเมลเท่านั้น
      • พิมพ์และอีเมล
   5. ค่าเริ่มต้นที่กำหนด = เลือกช่องทำเครื่องหมายหากเทมเพลตนี้เป็นเทมเพลตเริ่มต้น เทมเพลตเริ่มต้นจะถูกสร้างขึ้นเมื่อคุณคลิก เอาต์พุต (ปุ่ม) เทมเพลตอื่นของโมดูลสามารถเลือกได้จากรายการดรอปดาวน์
   6. สถานะอนุญาต = เลือกกลุ่มสถานะที่อนุญาตให้สร้างเอาต์พุต
      • หมายเหตุ: สามารถสร้างเอาต์พุตได้สำหรับสถานะใดก็ได้ที่จัดสรรให้กับกลุ่มที่เลือก หากไม่ได้เลือกกลุ่มสถานะ จะสร้างเอาต์พุตได้สำหรับทุกสถานะ กลุ่มสถานะมีสี่กลุ่ม:
        • รอดำเนินการ
        • ใช้งานอยู่
        • เสร็จสมบูรณ์
        • ยกเลิกแล้ว
4. หาก อีเมล เป็นตัวเลือกใน เอาต์พุต (ขั้นตอนที่ 3d) ให้สร้างช่องข้อมูลอีเมลดังนี้:
   1. คลิกขวาที่รายการแล้วเลือก แก้ไขชื่อเรื่องอีเมล
   2. ในตัวแก้ไขข้อความที่เปิดขึ้น ป้อนชื่อเรื่องอีเมล (เช่น แนบใบแจ้งหนี้จาก XYZ Organisation)
   3. คลิก บันทึก (ปุ่ม)
   4. คลิกขวาที่รายการอีกครั้งแล้วเลือก แก้ไขเนื้อหาอีเมล
   5. ใช้ช่องข้อมูลทางขวาเพื่อปรับเนื้อหาอีเมลให้เป็นแบบเฉพาะบุคคล ตัวอย่างเช่น:
      1. ป้อนข้อความใดก็ได้ (เช่น “ขอบคุณสำหรับการสนับสนุน”) แล้วกด Enter
      2. ดับเบิลคลิก [user_full_name] เพื่อเพิ่ม กด Enter
      3. ดับเบิลคลิก [user_mobile] เพื่อเพิ่ม กด Enter
      4. ดับเบิลคลิก [user_email] เพื่อเพิ่ม กด Enter
      5. หากต้องการเพิ่มเครื่องเขียนอีเมลของคุณ (เช่น ลายเซ็น) ให้ดับเบิลคลิก [user_stationery]
      6. คลิก บันทึก (ปุ่ม)
         • หมายเหตุ: ช่องข้อมูลด้านข้างสามารถแทรกลงในข้อความได้ด้วย (เช่น หากมีข้อสงสัย โปรดติดต่อ [user_first_names])
5. หากต้องการเพิ่มไฟล์ Reportbuilder (.rtm) ให้คลิกขวาที่รายการแล้วเลือก โหลดไฟล์ Report Builder (.rtm)
   1. ไปที่โฟลเดอร์เทมเพลตของคุณแล้วเลือกเทมเพลตที่เกี่ยวข้อง (เช่น ใบแจ้งหนี้ลูกค้า ใบเสนอราคา)
6. หากต้องการจัดสรรเทมเพลตให้กับเอนทิตีที่ระบุ:
   1. คลิกขวาที่รายการแล้วเลือก ดู/แก้ไขเอนทิตี
   2. หากต้องการเพิ่มเอนทิตี ให้ย้ายรายการจากส่วน ว่าง ไปยังส่วน เลือกไว้ โดยใช้ลูกศรตรงกลาง หรือดับเบิลคลิกชื่อเอนทิตี
   3. หากต้องการนำเอนทิตีออก ให้ย้ายรายการจากส่วน เลือกไว้ ไปยังส่วน ว่าง ด้วยวิธีเดียวกัน
   4. คลิก บันทึก (ปุ่ม)
7. คลิก บันทึก (ปุ่ม)

วิธีตั้งชื่อเอาต์พุต#

1. ไปที่โมดูล เอาต์พุตเอกสาร (เมนูหลัก > การติดตั้ง > เอาต์พุตเอกสาร) หรือไปที่หน้าจอของโมดูลการตั้งค่า
2. คลิกขวาที่เทมเพลตแล้วเลือก แก้ไขชื่อเอาต์พุต
3. ป้อนชื่อไฟล์ ดับเบิลคลิก [params] ทางด้านขวาเพื่อเพิ่มลงในชื่อ เช่นเดียวกับชื่อเรื่องอีเมล (เช่น Invoice [trans_no] - [company])
   • หมายเหตุ: เมื่อสร้างอีเมล ระบบจะเติมค่า [params] ลบอักขระที่ใช้ในชื่อไฟล์ไม่ได้ (/ ? < > \ : * | และ &) และเพิ่ม .pdf
4. คลิก บันทึก (ปุ่ม)
   • หมายเหตุ: คอลัมน์ ชื่อเอาต์พุต จะถูกเลือกไว้สำหรับเทมเพลตที่มีชื่อเอาต์พุต